Secrétaire de Direction (m/f)

Qui recrute ?

Missions

• Préparer des courriers, documents, présentations, mémos ou notes internes pour le Président et la Direction;
• Préparer et assister à des réunions en présence de la Direction et assurer les travaux de suivi (PV, documentation, etc.);
• Tenir à jour les agendas, planifier des réunions internes et externes et gérer les salles de réunion pour le Président et les Directeurs;
• Participer à la gestion administrative du secrétariat de direction;
• Réceptionner, traiter et orienter le courrier, les appels et les messages téléphoniques adressés au secrétariat de direction;
• Assurer le suivi des courriers électroniques;
• Travailler en étroite collaboration avec le Coordinateur général en participant aux tâches suivantes:
  • Préparer, organiser, assurer le suivi des réunions du Conseil d’administration;
  • Rédiger les PV de ces réunions;
  • Préparer des courriers, mémos ou notes internes pour le Conseil de d’administration.

Profil

Compétences techniques

• Excellentes capacités orales et rédactionnelles dans les trois langues administratives du pays, la maîtrise de l’anglais sera considérée comme un atout;
• Maîtrise parfaite du MS Office.

Compétences comportementales

• Développer une vue d’ensemble : Développer une vue d’ensemble, générer des alternatives et tirer des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Prendre l’initiative de résoudre les problèmes, mettre en œuvre les solutions et agir pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Agir comme référence, accompagner les collègues, les guider et les soutenir en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Conseiller : Fournir des conseils et développer une relation de confiance basée sur sa crédibilité, faire des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Gérer le stress : Garder son calme face à la pression, rester constructif face à la critique et agir de façon constante malgré les difficultés;
• Faire preuve d’ouverture : Être ouvert au changement et à l’innovation, s’ouvrir à la diversité et s’intéresser à d’autres disciplines que les siennes;
• S’autodévelopper : Bien se connaître, se remettre en question de façon régulière, apprendre de ses erreurs et apprendre continuellement;
• S’impliquer : S’engager pour générer des résultats, assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises, s’engager pour le bien commun.

Atouts

• Bonne connaissance de l’utilisation de plateformes collaboratives de gestions de l’information sera considérée comme un atout;
• Diplôme BTS support à l'action managériale (assistant de direction), d’un diplôme bac + 2 jugé équivalent.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.