Le Coordinateur administratif assiste principalement le Coordinateur du Bureau du ministre dans la coordination des activités administratives et le suivi des décisions ministérielles. Ses missions comprennent notamment les tâches lui confiées directement par le Coordinateur dans les domaines de travail suivants :
- Coordination des relations : Assurer la communication fluide entre le ministre, son cabinet, les directions générales et administrations du Ministère, les départements internes, et les institutions publiques;
- Communication des décisions : Transmettre les directives, priorités et décisions du Bureau du ministre aux services internes et garantir leur bonne compréhension et mise en œuvre;
- Suivi des activités : Veiller à la collaboration efficace entre les services du Ministère et garantir la diffusion des informations aux parties prenantes, tout en respectant la confidentialité des sujets;
- Planification des réunions : Organiser les réunions internes, telles que les comités de coordination et les points hebdomadaires, et assurer les tâches connexes telles que la préparation d’ordres du jour;
- Suivi rigoureux des décisions ministérielles : Assurer un suivi des décisions ministérielles et veiller à leur mise en œuvre efficace dans les services concernés;
- Renforcement de la communication interne : Contribuer à améliorer la communication interne au sein du Ministère, assurant ainsi la fluidité de l’échange d’informations.

Profil

Compétences techniques

Organisation et gestion des priorités : Capacité à structurer efficacement les tâches, organiser les priorités et respecter les délais;
Esprit analytique et travail méthodique : Capacité à analyser des informations complexes, à les structurer et à en extraire les éléments essentiels pour prendre des décisions éclairées;
Rédaction et synthèse : Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse, en particulier dans la préparation de documents administratifs et de rapports;
Maîtrise des outils bureautiques : Bonne maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
Langues : Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour garantir une communication efficace avec toutes les parties prenantes.

Compétences comportementales

Relation de confiance : Savoir établir et maintenir une relation de confiance avec les collègues, interlocuteurs et partenaires internes ou externes;
Rigueur, fiabilité et discrétion : Faire preuve de rigueur, de fiabilité, et agir avec discrétion, intégrité et loyauté, en respectant les attentes de l’organisation;
Flexibilité et capacité d’adaptation : Être capable de s’adapter aux changements de priorités ou de contexte, notamment dans un environnement politique ou administratif en constante évolution;
Travail en équipe : Capacité à collaborer au sein d’une équipe multidisciplinaire, en apportant soutien si nécessaire;
Esprit critique et proactivité : Capacité à analyser les situations, formuler des propositions et apporter des améliorations aux processus en place;
Confidentialité et responsabilité : Respect strict des principes de confidentialité et sens élevé de la responsabilité dans l’exécution des tâches;
Intégrité : Agir avec honnêteté et transparence dans toutes les situations, en respectant les valeurs et normes du service public.

Atouts

Expérience préalable en gestion administrative, particulièrement dans un environnement ministériel ou dans le secteur public;
Connaissance du secteur de l’éducation formelle/non-formelle, de l’enfance et de la jeunesse.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

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