Assistant administratif-technique (m/f) (réf. E00041215) (réf. F00041216) (réf. M00041217)

Qui recrute ?

Missions

• Vos principales missions sont les suivantes:
  • Soutien administratif et gestion des flux d’échantillons:
    • Participer à la réception et à l’enregistrement des échantillons destinés aux analyses Alimentaire. Dispatching des échantillons;
    • Vérifier la conformité des documents accompagnant les échantillons et assurer la numérisation et l’archivage des demandes d’analyses;
    • Encoder et importer des données dans les bases de données et fichiers de suivi afin de garantir la traçabilité des informations;
    • Envoi des rapports d'analyses.
  • Appui logistique aux activités techniques du Laboratoire:
    • Réceptionner les marchandises livrées;
    • Donner un support à la réception VET si nécessaire;
    • Respecter les protocoles de biosécurité.
  • Gestion du matériel et des équipements:
    • Gérer les commandes de matériel et de consommables nécessaires aux activités du laboratoire;
    • Participer au suivi, au contrôle et à l’entretien régulier des équipements de la laverie (autoclaves, stérilisateurs, machines à laver) et utiliser les logiciels associés;
    • Veiller à la disponibilité, à la propreté et à la stérilisation du matériel réutilisable (verrerie, instruments, plateaux, couteaux et autres ustensiles);
    • Suivi de la gestion du nettoyage du linge et des vêtements du laboratoire.
  • Gestion responsable des déchets et hygiène des installations:
    • Assurer la gestion et l’évacuation des déchets infectieux conformément aux procédures en vigueur;
    • Participer au tri des déchets non infectieux et des matières recyclables afin de contribuer à une gestion durable et sécurisée des déchets du laboratoire.
  • Soutien organisationnel et accueil:
    • Contribuer à l’organisation pratique de réunions, formations et conférences (préparation logistique, réservation de salles, supports);
    • Accueillir les visiteurs et collaborateurs externes et assurer le traitement et la distribution du courrier.
  • Contribution à la qualité et à l’amélioration continue:
    • Participer au maintien du système qualité du laboratoire en appliquant les procédures en vigueur et en contribuant à l’amélioration des processus internes.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes connaissances des procédures administratives et de notions de base relatives à la législation et à la réglementation applicables dans l’administration publique;
• Faire preuve de bonnes capacités rédactionnelles et être capable de rédiger, structurer et traiter différents types de documents administratifs;
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique, gestion documentaire);
• Être à l’aise avec l’encodage, la gestion et le suivi de données dans des bases de données ou fichiers de suivi;
• Appliquer avec rigueur les procédures internes, les règles d’hygiène, de sécurité et de biosécurité propres à un environnement de laboratoire;
• Disposer de bonnes capacités d’organisation et de gestion administrative, notamment pour le suivi de commandes, la gestion du matériel et la préparation logistique d’activités;
• Être capable d’utiliser et de suivre les équipements techniques de laverie et de stérilisation (autoclaves, stérilisateurs, machines à laver) selon les procédures établies.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle dans un laboratoire (laboratoire vétérinaire, médical, scientifique ou alimentaire);
• Avoir une expérience dans la gestion logistique ou administrative d’un environnement technique;
• Disposer d’une expérience dans la gestion d’échantillons, de matériel de laboratoire ou de flux logistiques;
• Faire preuve d’aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion ou de bases de données;
• Avoir déjà travaillé avec SharePoint;
• Bonnes connaissances du français, luxembourgeois et anglais.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
• Soit obtenu un diplôme DAP ou certificat de réussite classé au moins au niveau 3 du cadre luxembourgeois des qualifications.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.