Assistant administratif (m/f) (réf. E00034728)

Qui recrute ?

Missions

• Rédaction de comptes-rendus de réunions;
• Rédaction de correspondances administratives, recommandations et avis;
• Assurer une assistance au niveau du service courrier;
• Assurer une assistance au niveau de l'accueil physique et téléphonique;
• Tenir à jour des données dans des fichiers ou des bases de données;
• Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes);
• Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
• Gérer le suivi et la qualité de dossiers, classer et/ou transférer des documents;
• Assurer la documentation et l'archivage;
• Assurer l’organisation des réunions (convocation des parties concernées, réservation des salles, préparation des documents et du matériel logistique);
• Elaborer un planning d'organisation, convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à l'équipement adéquat des locaux;
• Effectuer d’autres tâches de secrétariat en fonction des besoins du département;
• Assurer une assistance et support pour l’archivage des autres services.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances des processus d’archivage;
• Très bonnes capacités rédactionnelles (français, allemand);
• Maîtrise Word, Excel et éventuellement autres outils informatiques de communication, de calcul ou de visualisation;
• Avoir une bonne maîtrise des langues française, allemande et luxembourgeoise aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Compétences comportementales

• Esprit d'équipe;
• Autonomie dans le travail à effectuer;
• Rigueur et sens de l'organisation;
• Esprit d’initiative, réactivité et flexibilité;
• Aptitudes relationnelles;
• Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.