Agent d'accueil (m/f) (réf. E00032686) (réf. F00032687)

Qui recrute ?

Missions

• Gérer le courrier entrant et sortant:
  • Retirer le courrier entrant de la boîte postale et de la boîte aux lettres;
  • Ouverture, numérisation et indexation du courrier;
  • Distribuer le courrier et les journaux au sein du bâtiment;
  • Affranchir le courrier sortant et le remettre au service courrier.
• Gérer l'accueil physique et téléphonique:
  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
  • Réceptionner des livraisons;
  • Traitement du courrier électronique entrant aux adresses e-mail de l’accueil;
  • Prise en charge, ainsi que, le cas échéant, transfert et suivi des appels entrants au standard.
• Gérer les salles de réunions et de conférences:
  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunions conformément aux demandes formulées;
  • Contacter les organisateurs en cas de chevauchement de salles.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
    • Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
    • Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.
  • Aptitudes techniques:
    • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec Excel, Word et Outlook.
  • Logiciels spécifiques:
    • Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données.
  • Matériel et outillage:
    • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des cinq premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou avoir réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.