Rédacteur auprès de l’Administration du Service Crèches (m/f)

2 Rédacteurs auprès de l’Administration du Service Crèches (m/f)

statut du fonctionnaire communal L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines-cellule rémunérations, du Service Hygiène, Service Jeunesse et intervention sociale, du Service Parking, du Service Architecte - Maintenance du Service Crèches et du Service Autobus, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

a) Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

b) Missions et activités principales :

Secrétariat et Ressources Humaines :

• Rédaction de tout type de courriers ou documents (avis, notes de service, demandes auprès du Collège des bourgmestre et échevins, etc.) en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et les autres membres de l’Administration et en assurer le suivi,
• Participation aux réunions internes et externes et rédaction du compte-rendu,
• Participation à la rédaction du règlement d’ordre interne, des concepts d’action général, de la brochure du service, etc.,
• Edition, relecture et finalisation de tout type de documents du service,
• Accueil téléphonique et physique du service,
• Gestion et traitement du courrier entrant et sortant,
• Classement et archivage des documents,
• Organisation et coordination des rendez-vous et réunions,
• Garant d’une bonne liaison et d’une communication professionnelle avec les autres services de la Ville de Luxembourg (Secrétariat Général, etc.) et les prestataires externes afin de garantir un soutien administratif de qualité au service,
• Support à la cellule dirigeante dans les dossiers ministériels et autres: suivi des agréments et conventions, nouveaux projets informatiques, etc.,
• Back-up, en cas de besoin, des autres unités du service.
• Rédaction de tout courrier et document lié au personnel en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et en assurer le suivi,
• Interlocuteur principal du personnel et du Service des Ressources Humaines concernant la gestion administrative journalière du personnel,
• Suivi des entrées et sorties de service, des modifications de contrats, des absences longues durées, etc.,
• Saisi des données dans les systèmes TIM et DSK,
• Demande des accès informatiques pour le personnel,
• Participation à l’établissement du plan de formation du personnel, gestion des inscriptions et du suivi des participations aux formations,
• Suivi des demandes de stage, apprentissage, etc. au sein du service et prise en charge de la gestion des conventions avec les différents établissements,
• Gestion des déclarations d'assurance,
• Support à la cellule dirigeante dans la gestion journalière du personnel.

Comptabilité/Logistique :

• Être l’interlocuteur des fournisseurs externes et internes, et garantir une liaison efficace et une communication professionnelle avec ces derniers ;
• Gérer les commandes de matériel pour le service et procéder à la saisie comptable des opérations dans le système SAP ;
• Assurer la gestion logistique du service, incluant le suivi du matériel et des prestations de service ;
• Contribuer à l’établissement du budget du service et en assurer le suivi régulier ;
• Effectuer les demandes de co-financement auprès du Ministère de l'Éducation ;
• Rédiger tout type de courrier ou document relatif à la comptabilité et à la logistique (notes de service, formulaires de commande, demandes au Collège échevinal, etc.) et en assurer le suivi ;
• Participer aux réunions de travail pour assurer la coordination et le bon fonctionnement du service ;
• Assurer le back-up des autres unités du service, en cas de besoin.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Marta DO CARMO, chef de service, au numéro d’appel 4796-2324. 

c) Profil :

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d’organisation et de coordination ;
• bon esprit d’initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.