Plusieurs rédacteurs (m/f)

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins du Service Hygiène, du Service Architecte – Maintenance, du Service Crèches et du Service Autobus, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

2 postes auprès de l’Administration du Service Crèches

Secrétariat et Ressources Humaines :

• Rédaction de tout type de courriers ou documents (avis, notes de service, demandes auprès du Collège des bourgmestre et échevins, etc.) en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et les autres membres de l’Administration et en assurer le suivi,
• Participation aux réunions internes et externes et rédaction du compte-rendu,
• Participation à la rédaction du règlement d’ordre interne, des concepts d’action général, de la brochure du service, etc.,
• Edition, relecture et finalisation de tout type de documents du service,
• Accueil téléphonique et physique du service,
• Gestion et traitement du courrier entrant et sortant,
• Classement et archivage des documents,
• Organisation et coordination des rendez-vous et réunions,
• Garant d’une bonne liaison et d’une communication professionnelle avec les autres services de la Ville de Luxembourg (Secrétariat Général, etc.) et les prestataires externes afin de garantir un soutien administratif de qualité au service,
• Support à la cellule dirigeante dans les dossiers ministériels et autres: suivi des agréments et conventions, nouveaux projets informatiques, etc.,
• Back-up, en cas de besoin, des autres unités du service.
• Rédaction de tout courrier et document lié au personnel en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et en assurer le suivi,
• Interlocuteur principal du personnel et du Service des Ressources Humaines concernant la gestion administrative journalière du personnel,
• Suivi des entrées et sorties de service, des modifications de contrats, des absences longues durées, etc.,
• Saisi des données dans les systèmes TIM et DSK,
• Demande des accès informatiques pour le personnel,
• Participation à l’établissement du plan de formation du personnel, gestion des inscriptions et du suivi des participations aux formations,
• Suivi des demandes de stage, apprentissage, etc. au sein du service et prise en charge de la gestion des conventions avec les différents établissements,
• Gestion des déclarations d'assurance,
• Support à la cellule dirigeante dans la gestion journalière du personnel.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Marta DO CARMO, chef de service, au numéro d’appel 4796-2324.

Comptabilité/Logistique:

• Être l’interlocuteur des fournisseurs externes et internes, et garantir une liaison efficace et une communication professionnelle avec ces derniers ;
• Gérer les commandes de matériel pour le service et procéder à la saisie comptable des opérations dans le système SAP ;
• Assurer la gestion logistique du service, incluant le suivi du matériel et des prestations de service ;
•  Contribuer à l’établissement du budget du service et en assurer le suivi régulier ;
•  Effectuer les demandes de co-financement auprès du Ministère de l'Éducation ;
•  
• Rédiger tout type de courrier ou document relatif à la comptabilité et à la logistique (notes de service, formulaires de commande, demandes au Collège échevinal, etc.) et en assurer le suivi ;
•  Participer aux réunions de travail pour assurer la coordination et le bon fonctionnement du service ;
• Assurer le back-up des autres unités du service, en cas de besoin.

1 poste auprès du Service Hygiène

• Établissement des engagements ; des bons de commandes sur demande des responsables départements ;
• Réception et contrôle des factures fournisseurs ; des bons de livraisons et des commandes ;
• Gestion des factures et des déclarations de recette à l'aide du logiciel SAP ;
• Encodage et contrôle des tickets de pesage ;
• Collecte et enregistrement des données des différentes prestations (statistiques) ;
• Facturation trimestrielle des suppléments aux clients et des dépôts illicites ;
• Suivi des factures en cas de non-paiement ;
• Gestion des doléances clients ;
• Demande d'offres auprès de fournisseurs ;
• Gérance d'une caisse et gérance des grands projets/chantiers au niveau budgétaire ;
• Collecte des données nécessaires pour le dossier de soumission ;
• Élaboration de l'avis de marché (surtout volet administratif) ;
• Analyse des offres ;
• Établissement des statistiques sur base des données collectées et encodage au long de l'année pour les différents rapports/relevés annuels (Ministère Environnement, clients, journaux quotidiens, divers).

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles ZIGLIANA, responsable administration du Service Hygiène, au numéro d’appel 4796 – 3624.

 1 poste au secrétariat auprès du Service Architecte-Maintenance

• Être en charge de la gestion du courrier entrant et sortant ;
• Archiver le courrier dans SharePoint ;
• Gérer les mails et appels téléphoniques du département ;
• Coordonner avec la DRH, la STM et le personnel pour la planification des rendez-vous auprès du STM ;
• Elaborer les rapports Bradford ;
• Guider les entretiens individuels avec le personnel du service, en veillant à leur suivi et en rédigeant des rapports détaillés ;
• Gérer la location des centres culturels et assurer le bon déroulement de ces opérations ;
• Organiser les vaccinations périodiques, en priorité pour le personnel des WC publics, puis pour les autres agents intéressés ;
• Recevoir les noms des agents concernés par la DRH et la STM ;
• Traiter les demandes de location de matériel ;
• Encoder les données relatives à la location de meubles dans le logiciel de gestion interne
• ;
• Imprimer et distribuer les fiches de transport ;
• Encoder et suivre les heures supplémentaires effectuées par le personnel ;
• Encoder les permanences des agents ;
•  Gérer le courrier et les appels téléphoniques quotidiens liés à la location de matériel ;
• Exploiter les données encodées dans le logiciel d'horaire mobile (DSK) ;
• Encoder les données respectives dans DSK et veiller à leur mise à jour régulière ;
• Vérifier les présences et absences des agents dans le logiciel DSK pour assurer une gestion précise des plannings.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Barrela Michael, responsable administration, tél. : 4796 – 4645.

1 poste auprès de l’administration du personnel – Service Autobus

• Contribuer à l’image positive de la Ville de Luxembourg et garantir un niveau de service exemplaire :
• Représenter dignement le service et la Ville dans l’exercice des fonctions ;
• Accueillir les clients internes (chauffeurs, contrôleurs, etc.) avec convivialité, en fournissant des informations claires et adaptées à leurs besoins ;
• Prendre en charge les constatations, réclamations et demandes des clients internes, tout en assurant un suivi ou une transmission efficace à la hiérarchie ;
• Améliorer l’offre de service en identifiant et signalant les dysfonctionnements structurels à travers des rapports précis ;
• 
  
• Gérer le courrier entrant et rédiger, transmettre, ainsi qu’archiver le courrier sortant en lien avec les affaires du personnel ;
•  Agir en tant que correspondant pour les affaires du personnel, en gérant les domaines définis par le chef de service et la Direction des Ressources Humaines ;
• Assurer la gestion des heures de travail :
• Contrôler et corriger les présences et absences dans le système informatique ;
• Mettre à jour les comptes individuels (heures supplémentaires, congés, repos, etc.) ;
•  Réaliser et tenir à jour les dossiers personnels, de l’entrée en service au départ en retraite ;
•  Inscrire les agents aux examens d’admission définitive et aux examens de promotion ;
• Gérer les évolutions et modifications des effectifs des AVL (personnel roulant, non roulant, suivi des valétudinaires, etc.) à travers un système informatique ;
• Organiser et suivre les contrôles médicaux périodiques :
• Élaborer la liste des membres du personnel à convoquer ;
• Coordonner et exécuter les convocations en collaboration avec le service des ressources humaines de la Ville de Luxembourg ;
• Archiver le dossier médical ;
• Gérer l’octroi des primes au personnel AVL :
• Établir la liste des membres du personnel ayant droit aux primes en lien avec la fonction occupée et le poste ;
• Transmettre les informations au service compétent de la Ville de Luxembourg via un système informatique ;
• Garantir la gestion des certificats médicaux et des absences pour maladies :
• Archiver les documents ;
• Gérer les absences dans un système informatique ;
• Entretenir des relations de collaboration avec les autres services de la Ville, en particulier avec la Direction des Ressources Humaines ;
•  Effectuer tout travail ou service considéré comme relevant des attributions et responsabilités du fonctionnaire, ou comme faisant partie du service collectif du personnel des AVL.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Vincent Selosse, responsable centre opérationnel, tél. : 4796-2983.