Assistant administratif (m/f) (réf. E00031317)

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’assistant administratif, vous intégrerez le secrétariat du Service juridique de la Direction générale de l'immigration qui est principalement en charge du contentieux administratif en matière d’immigration et d’asile ainsi que de l’élaboration de la législation et de la réglementation dans les domaines relevant de la compétence de la Direction générale de l'immigration.

• Vos missions principales seront:
  • Gestion du contentieux administratif:
    • Vous surveillez la boîte électronique du secrétariat juridique;
    • Vous effectuez l’encodage dans les bases de données requises;
    • Vous assurez la transmission des dossiers administratifs aux agents du Service juridique;
    • Vous effectuez les duplicatas nécessaires aux agents du Service juridique.
  • Assurer le suivi du contentieux administratif:
    
    • Vous préparez les dossiers de contentieux administratif et assurez la transmission aux juridictions administratives;
    • Vous assurez la communication entre le Service juridique et les juridictions administratives;
    • Vous effectuez l’archivage des dossiers de contentieux administratif.
    • Dans le cadre de la mise en œuvre du pacte européen sur la migration et l’asile, vous assurez la mise en place de procédures opérationnelles afin de permettre au secrétariat juridique de faire face aux nouveaux défis résultant notamment de l’augmentation significative prévisible du contentieux administratif.

Profil

Compétences techniques

• Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, l’assistant administratif doit:
  • Disposer d’une bonne maîtrise des outils de bureautique courants (Suite Microsoft office : Outlook, Word, Excel, Access);
  • Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise : expression écrite et orale;
  • Travailler de manière précise et soignée, ainsi que sous pression.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences techniques et pratiques.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.