Assistant administratif (m/f) (réf. E00029928) Expired

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu'assistant administratif vous intègrerez la Cellule "Support administratif" du Service étrangers de la Direction générale de l'immigration qui est en charge de l'accueil du public et du support des gestionnaires de dossiers.

• Accueil physique du public au sein des guichets d'enrôlement et de délivrance:
  • Vous assurez l'enrôlement des données biométriques au sein des guichets;
  • Vous gérez la délivrance des titres de séjour et de voyage;
  • Vous assurez la bonne gestion du back-office au sein des guichets.
• Garantir un support aux autres cellules du Service "Etrangers":
  • Vous gérez le courrier entrant (demandes, pièces complémentaires, rapports, etc.) en assurant l'encodage et le transfert aux gestionnaires de dossiers ainsi que le courrier sortant;
  • Vous soutenez en cas de besoin l'équipe des Archives.

Profil

Compétences techniques

• Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, l’assistant administratif doit:
  • Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office);
  • Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences;
• Connaissances en matière de libre circulation et d’immigration.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des cinq premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou avoir réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.