Agent d'accueil (m/f) (réf. CGDIS001490-E)

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est d’assurer l’accueil physique au guichet d’accueil et d’assurer l’accueil téléphonique, ainsi que répondre aux demandes entrantes par e-mail et apporter des réponses précises ou rediriger les demandes vers les services concernés:
  • Assurer l’accueil physique au guichet d’accueil (accueillir les visiteurs venant de l’extérieur ainsi que les pompiers et identifier leurs demandes);
  • Accueillir chaque visiteur, client ou partenaire avec professionnalisme et courtoisie, en reflétant les valeurs et l’image de marque de l’entreprise;
  • Assurer l’accueil téléphonique (réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés, fournir des renseignements aux membres du CGDIS ou au public etc.);
  • Être la personne de contact pour les départements et services compétents de l’INFS en rapport avec la gestion des rendez-vous (prises de contact, réservations, suivi);
  • Gérer les formations des pompiers à travers les logiciels respectifs;
  • Répondre rapidement aux demandes entrantes par e-mail et apporter des réponses précises ou rediriger les demandes vers les services concernés;
  • Assurer un suivi des e-mails importants en relançant les destinataires si nécessaire;
  • S'assurer que l’espace d’accueil, y compris les sièges, tables et comptoirs, soit toujours propre, bien organisé et accueillant pour les visiteurs;
  • Réapprovisionner régulièrement les brochures, magazines, ou autres documents disponibles pour les visiteurs, et s’assurer qu’ils soient actuels et bien présentés;
  • Assurer toute autre tâche administrative qui contribue au bon fonctionnement du service;
  • Être disponible pour les horaires de travail de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00, du lundi au vendredi.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de capacités rédactionnelles;
• Savoir se présenter et communiquer de façon professionnelle avec le public et les fournisseurs;
• Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
• Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
• Avoir le sens de l’ordre et de l’organisation.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans en tant qu’agent d’accueil ou dans une fonction de soutien administratif similaire représente un atout.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.