Employé administratif (M/F/D) / Service Réception et Accueil téléphonique / 40h
Published on 23/08/2024
Croix-Rouge luxembourgeoise
Working time
Type of contract
Educational level
La Croix-Rouge luxembourgeoise recrute
Un Employé administratif pour son service Réception et Accueil téléphonique (M/F/D)
référence : 4684
pour son siège à Luxembourg-Ville en CDI à 40h/semaine.
Missions principales liées à la réception :
- Accueillir et informer les collaborateurs, le grand public, les donateurs, les bénéficiaires ou toute autre personne se présentant à la réception
- Traiter le courrier entrant et sortant (dispatching, scan, mise sur SharePoint, mise sous pli, affranchissement, …)
- Réceptionner et ranger les dons
- Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs (photo et badge)
- Contrôler et traiter les bons de livraison
- Commander des repas pour des réunions, les fournitures de bureau, les produits d’hygiène, etc et tenir un inventaire des stocks,
- Gérer les rendez-vous d’entretien du véhicule, du vélo, de l’ascenseur, du nettoyage des fenêtres, etc…
- Préparer et remettre en ordre les salles de réunion (rangement, nettoyage, réassortiment)
- Donner un appui administratif au secrétariat de direction
Missions liées au remplacement des opérateurs téléphoniques :
- Gestion de la Helpline téléphonique 2755 et de la boîte mail générale de la Croix-Rouge luxembourgeoise
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Orienter l’interlocuteur tout en suivant le processus établi dans les cahiers des charges des services
- Rédiger le compte-rendu de l’appel et faire le suivi si nécessaire
- Traiter quotidiennement les courriels reçus et transférer aux services compétents
Profil :
- Formation en secrétariat, administration ou autre formation similaire
- Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire
- Excellentes compétences de communication écrite et orale
- Capacité de priorisation des tâches, polyvalence et gestion du temps
- Excellentes capacités d’écoute
- Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise
- Compétences informatiques : Outlook, Excel, Word, SharePoint, Powerpoint
En cas d’embauche un extrait de casier judiciaire vous sera demandé.
