Un responsable administratif et processus (m/f)

L'administration communale se propose de recruter pour les besoins du Service Bâtiments, un

responsable administratif et processus (m/f), dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à

durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité A1, sous-groupe administratif » de

l’employé communal.

a) Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• être titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Master » en économie, gestion d’entreprise, finances, contrôle de gestion, audit interne, ingénieur commercial ou d’un « Master » dans l’ingénierie en génie civil, mécanique, électromécanique, électrotechnique ou équivalent

Les diplômes d'études supérieures doivent être inscrits au registre des diplômes prévu par la loi du 28

octobre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles.

b) Missions, tâches et profil :

Responsable services administratifs, coordination et suivi administratif des projets

Tâches :

• Supervision générale des services administratifs et définition des priorités de mise en œuvre et répartition des tâches ;
• Participation à l’élaboration de processus/procédures dans le but d’améliorer la performance des services administratifs ;
• Formation des collaborateurs en matière de processus administratifs ;
• Elaboration des prévisions budgétaires et suivi du budget ;
• Gestion des demandes de subventions étatiques ;
• Organisation et suivi des soumissions publiques ;
• Assistance à la mise en œuvre des projets transversaux ;
• Préparation des courriers et gérance de la qualité de la communication écrite du service ;
• Formuler divers avis et rapports ;
• Point de contact privilégié pour l’équipe dirigeante et le secrétariat général pour toute question touchant au suivi administratif des projets ;
• Dispatching des courriels et définition des actions et responsabilités y relatives ;
• Participation aux réunions de service et aux groupes de travail ;
• Rédaction des compte-rendus des réunions ;
• Supervision de la gestion des dossiers du personnel ; gestion des congés/absences pour les collaborateurs sous responsabilité

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les

besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles Frantz, chef de service du Service Bâtiments.

Profil

• avoir une bonne capacité à gérer des projets administratifs et financiers ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• rigueur, bon esprit d’organisation et de coordination ;
• autonomie, sens des responsabilités et capacité de motivation ;
• capacité de leadership et charisme;
• aisé au niveau des relations interpersonnelles :
• être capable de proposer des idées pour faire avancer les discussions et les échanges ;
• capacité de détecter et de résoudre des problèmes ;
• être capable d’agir en tant que médiateur et facilitateur ;
• esprit créatif, analytique, synthétique ;
• bonnes facultés d’information et de communication.

Les candidat(e)s voudront indiquer le numéro de téléphone par lequel ils/elles pourront être contacté(e)s.