Secrétaire (m/f) (réf. M00040194)

Qui recrute ?

Missions

• Le secrétaire assure le soutien administratif, organisationnel et logistique de l’administration dans le respect du cadre légal et réglementaire du secteur public luxembourgeois. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de l’administration, à la qualité du service rendu aux usagers et au bon déroulement des activités internes;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et collaborateurs;
• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et électronique) selon les procédures en vigueur;
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de documents administratifs (courriers officiels, notes internes, procès-verbaux, rapports, etc.);
• Organiser et planifier les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels
• Gérer les agendas, échéances et rappels administratifs;
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion des dossiers conformément aux règles de gestion documentaire et d’archivage public;
• Assurer la transmission d’informations entre les services et les différents interlocuteurs institutionnels;
• Apporter un soutien administratif aux responsables et aux équipes du service;
• Veiller au respect des procédures internes, des délais et des obligations légales.

Profil

Compétences techniques

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des applications administratives usuelles;
• Capacité à rédiger des documents administratifs clairs, structurés et conformes aux normes;
• Bonne organisation du travail et gestion des priorités;
• Maîtrise des langues administratives usuelles (luxembourgeois, français, allemand), l’anglais constituant un atout.

Compétences comportementales

• Sens du service public et de l’intérêt général;
• Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités;
• Discrétion et respect strict de la confidentialité;
• Bonnes capacités relationnelles et sens de l’accueil;
• Esprit d’équipe et collaboration;
• Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation;
• Attitude professionnelle, respectueuse et orientée qualité de service.

Atouts

• Expérience préalable dans une administration publique, un établissement public ou un organisme parapublic luxembourgeois;
• Connaissance des procédures administratives de l’État et/ou des communes;
• Familiarité avec les règles de la fonction publique (statut, hiérarchie, circuits de validation);
• Expérience en gestion documentaire et archivage selon les normes du secteur public;
• Sensibilité aux exigences de transparence, de traçabilité et de conformité;
• Capacité à travailler dans un environnement multilingue et multiculturel;
• Bonne compréhension des enjeux liés au service aux usagers et aux partenaires institutionnels;
• Aisance dans la gestion de situations impliquant des interlocuteurs institutionnels variés;
• Capacité à respecter un cadre formel tout en faisant preuve de souplesse opérationnelle;
• Connaissance des outils numériques et plateformes administratives utilisées dans le secteur public;
• Intérêt pour les missions d’intérêt général et les valeurs du service public;
• Volonté de se former en continu et d’évoluer dans l’administration.

Conditions d’admission

Ce poste est réservé aux fonctionnaires de l'État, aux fonctionnaires communaux, et aux agents des établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.