Le secrétaire administratif au sein du secrétariat du Bureau du Ministre joue un rôle crucial dans la gestion administrative. Il est notamment en charge de la gestion des documents, du suivi de la correspondance, de l'organisation des agendas et de l'assistance au Ministre ainsi qu’aux Premiers Conseillers de Gouvernement et aux Membres du Cabinet du Ministre. Il soutient la secrétaire particulière du Ministre.

Missions

Le secrétaire administratif assiste principalement la secrétaire particulière du Ministre. Ses missions comprennent notamment les tâches lui confiées directement par la secrétaire particulière dans les domaines de travail suivants :
- Communication et correspondance : Rédiger des rapports ou des documents internes, en veillant à ce que la communication soit claire et efficace. Gérer la correspondance interne et externe du Ministre;
- Organisation des réunions : Préparer les documents nécessaires pour les réunions, rédiger des comptes rendus;
- Accueil : assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels au sein du secrétariat ministériel;
- Gestion du courrier : Traiter le courrier adressé au ministre (demandes d’entrevues, invitations, courrier personnel adressé au ministre);
- Gestion de l’agenda du Ministre : Organiser les visites et les rendez-vous du ministre ou ses collaborateurs directs;
- Soutien logistique et administratif : Fournir un soutien logistique dans la préparation de documents officiels, l'organisation de déplacements et la coordination d'évènements spéciaux pour le ministre ou les équipes ministérielles;
- Collaboration avec les autres services : Travailler en étroite collaboration avec d'autres départements et services pour garantir la bonne exécution des missions du Ministre;
- Remplacement de la secrétaire particulière du Ministre : En cas d’absence de la secrétaire particulière, le secrétaire administratif la remplace et assure ses tâches.

Profil

Compétences techniques

Organisation : Capacité à structurer efficacement les tâches, à gérer les priorités et à respecter les délais;
Compétences rédactionnelles : Aptitude à rédiger des documents clairs, précis et adaptés aux besoins;
Maîtrise des outils bureautiques : Bonne maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
Langues : Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour garantir une communication efficace avec toutes les parties prenantes.

Compétences comportementales

Relation de confiance : Capacité à établir et entretenir des relations de confiance avec les collègues, interlocuteurs et partenaires internes ou externes;
Rigueur, fiabilité et discrétion : Faire preuve de rigueur, de fiabilité, et agir avec discrétion, intégrité et loyauté, en respectant les attentes de l’organisation;
Capacité à travailler sous pression : Le rythme de travail peut être rapide et intense, surtout en période de forte activité politique;
Flexibilité et réactivité : Savoir s’adapter rapidement aux situations et aux imprévus;
Esprit d’équipe : Capacité à collaborer au sein d’une équipe multidisciplinaire;
Intégrité : Agir avec honnêteté et transparence dans toutes les situations, en respectant les valeurs et normes du service public.

Atouts

Expérience préalable en secrétariat administratif, particulièrement dans un environnement ministériel ou dans le secteur public;
Connaissance du secteur de l’éducation formelle/non-formelle, de l’enfance et de la jeunesse.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

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