Gestionnaire de stages pratiques (m/f) (réf. CGDIS002210-E)

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est d’assurer la planification, la coordination et le suivi opérationnel des stages pratiques des pompiers professionnels, volontaires et stagiaires externes, en garantissant un bon déroulement administratif, logistique et pédagogiques des stages.

• Planifier et organiser les stages opérationnels et administratifs au Luxembourg et à l’étranger (pompiers professionnels, pompiers volontaires, stagiaires externes);
• Garantir une collaboration efficace avec les terrains de stage et les différents partenaires internes et externes, tant au niveau national qu’international;
• Gérer les affectations temporaires des stagiaires dans les centres d’incendie et de secours (CIS) et autres terrains de stage en collaboration avec le département des ressources humaines et la direction de la coordination opérationnelle (DCO);
• Utiliser et mettre à jour les outils numériques de gestion des stages et garantir la fiabilité des données;
• Assurer le suivi et le contrôle administratif des stages, y compris les conventions de stage, listes de présence, carnets de stage et attestations;
• Contribuer à la coordination avec les différents départements et services de l’INFS concernant l’accompagnement pratique par les collaborateurs des autres services sous l’autorité du responsable;
• Centraliser et saisir les évaluations des terrains de stages par les stagiaires;
• Participer à la collecte, à l’analyse et au suivi des retours des stagiaires et du terrain relatifs au déroulement des stages et proposer des améliorations pratiques;
• Soutenir le responsable dans la description des processus du service;
• Participer aux réunions avec les différents offreurs de stages et rédiger les comptes rendus;
• Contrôler la saisie des temps de travail des stagiaires pompiers professionnels et officiers pompiers professionnels en coordination avec les responsables hiérarchiques et le service gestion du personnel;
• Contribuer à la formation des « Praxisbegleiter » en lien avec le service conception et développement didactique.

Profil

Compétences techniques

• Disposer d’un très bon sens de l’organisation et savoir gérer plusieurs tâches simultanément;
• Faire preuve de rigueur et de précision dans le suivi administratif et dans la gestion des données;
• Savoir appliquer et faire respecter les procédures administratives et pédagogiques liées aux stages;
• Avoir de bonnes capacités d’analyse pour identifier les besoins et résoudre les problèmes rencontrés sur le terrain;
• Savoir communiquer de manière claire, courtoise et professionnelle avec les interlocuteurs internes et externes variés;
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles (rédaction de courriers, rapports, comptes rendus, bilans);
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Windows, MS Office, SharePoint, bases de données, outils de gestion électronique de documents);
• Être à l’aise avec l’utilisation d’outils numériques de suivi et contribuer à la digitalisation des processus de stage;
• Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience minimum de 5 ans dans le domaine administratif constitut un atout;
• Disposer d’une expérience en tant que pompier volontaire;
• Avoir suivi une ou plusieurs formations dans le domaine de l’apprentissage chez l’adulte;
• Connaître le cadre réglementaire de la formation et des stages au sein du CGDIS, ainsi que les règles de protection des données (RGPD);
• Comprendre le fonctionnement des service de secours et en connaître les particularités organisationnelles et humaines;
• Disposer de connaissances de base en anglais.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.