Assistant administratif GBL (m/f) (réf. E00029461)

Qui recrute ?

Missions

• Assister le coordinateur du département « Gestion du bâtiment et Logistique » ainsi que les chefs de service du département en effectuant diverses tâches administratives et d’organisation.

• Assister le coordinateur du département « Gestion du bâtiment et Logistique » :
  • Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions;
  • Assurer la gestion administrative du département (traiter et assurer le suivi des courriers, des courriels, requêtes, etc.);
  • Rédiger des rapports et des courriers;
  • Participer et aider à l’élaboration du budget annuel du département;
  • Assister aux préparations des marchés publiques du département;
  • Assurer la gestion et la supervision des plannings et permanences des services du département;
  • Gérer des registres liés aux manuels d’utilisation, aux procédures et aux notes de service du département;
  • Assurer la documentation, la numérisation et l’archivage;
  • Organiser l’accueil des sociétés et des firmes sur site;
  • Assurer l’accueil téléphonique du département;
  • Organiser et assurer le suivi des formations du département;
  • Effectuer des statistiques.
• Assister les chefs de service du département « Gestion du bâtiment et Logistique » :
  • Fournir un soutien administratif aux chefs de service du département;
  • Gérer et assurer le suivi des commandes et des factures;
  • Organiser et gérer la réception des commandes;
  • Aider à effectuer l’inventaire des stocks des matériaux dans les différents services.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers :
  • Législation et réglementation :
    • Disposer de connaissances dans les domaines techniques constitue un avantage;
    • Disposer de connaissances des marchés publics et de la loi budgétaire.
  • Procédures internes/méthodologie :
    • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention (Manuel de service).
  • Aptitudes techniques :
    • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
• Compétences support :
  • Applications bureautiques :
    • Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
  • Logiciels spécifiques :
    • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration (Basis).
  • Matériel et outillage :
    • Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.
• Compétences langues :
  • Compétences écrites :
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.
  • Compétences orales :
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.