Plusieurs rédacteurs (m/f)

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines, du Service Bâtiments, Bierger-Center, Service Enseignement et du Service Biens communaux et aménagement foncier, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

a) Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

b) Missions et activités principales :

1 poste auprès de la Direction des ressources humaines

Gestion administrative des recrutements

• Analyse quantitative et qualitative des besoins en recrutement déclarés par les services, créations de poste réalisées par le conseil communal ou engendrées par des mutations interservices de candidats ;
• Préparation de l'annonce et de l'aide-mémoire de l'appel à candidatures interne et externe reprenant les conditions d'admissibilité, les missions et activités principales du poste à pourvoir ainsi que les modalités de rémunération et de recrutement ;
• Traitement des demandes d'information des candidats potentiels ;
• Encodage des dossiers de candidature et envoi des accusés de réception aux candidats ;
• Analyse des dossiers de candidature (conditions d'admissibilité, lettre de motivation, expérience professionnelle, compétences des candidats par rapport aux exigences et au profil du poste vacant) ;
• Etablissement du relevé des candidatures suivant classement de l'examen ;
• Soutien et conseil au(x) service(s) lors de l'identification des candidats à retenir pour une audition ;
• Elaboration d’une fiche d'entretien ;
• Organisation et conduite des entretiens d’embauche ;
• Débriefing en vue de l'élaboration d'un consensus de la commission d'audition relatif au(x) candidat(s) à proposer ;
• Rédaction du rapport d'audition ;
• Préparation des dossiers de décision de recrutement pour le collège échevinal et/ou le conseil communal ;
• Préparation et envoi des décisions positives et négatives aux candidats ;
• Suivi du flux d'information entre les différents intervenants tout au long de la procédure de recrutement ;
• Rédaction des contrats de travail et accueil du candidat en vue de la Signature ;
• Organisation de l'entrée en service du candidat ;
• Suivi des statistiques de recrutement ;
• Divers travaux administratifs de la cellule « DPH ».

2 postes auprès du Service Bâtiments :

1 poste au Département comptabilité:

Comptabilité dans le cadre des projets de construction et d’entretien du service bâtiments

• Comptabilisation des commandes, engagements et factures dans SAP ;
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments ;
• Demandes de subsides ;
• Décompte des travaux ;
• Rédaction de rapports financiers ;
• Demandes d’extension de marchés au collège échevinal ;
• Suivi financier des projets extraordinaires ;
• Etablissement du budget ordinaire et extraordinaire ;
• Participation à l’élaboration du programme pluriannuel du service bâtiments.

Support de la direction :

• Développement et mise en place de nouveaux outils informatiques ;
• Amélioration continue des procédures internes ;
• Respect des procédures financières ;
• Support dans les démarches financières aux départements.

Connaissances techniques et législatives particulières liées au poste :

-      Connaissances approfondies des procédures financières de la ville de Luxembourg

-      Connaissances de la législation des marchés publics

 1 poste au Département secrétariat :

·      Suivi administratif dans le cadre des projets de construction et d’entretien du service bâtiments 

·        Marchés publics

• Organisation et suivi des soumissions publiques
• Création d’annonces pour les procédures de soumission publique nationale et européenne
• Ouverture des soumissions publiques
• Préparation des lettres de commande et de refus
• Préparation des propositions d’adjudication
• Donner support dans les démarches en matière des marchés publics aux départements techniques

·        Travaux administratifs

• Rédaction et formalisation des courriers et des avis
• Rédaction et formalisation des contrats de prestations avec les bureaux d’études externes
• Organisation et suivi des appels de candidature pour bureaux d’études
• Gestion des déclarations de sinistre
• Gestion du courrier et création des lettres types
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments

Support à la direction 

• Gestion et mise en place de nouveaux outils informatiques
• Amélioration continue des procédures internes

·        Divers

• Donner support dans les démarches financières aux départements techniques
• Rédaction de rapports financiers et des compte-rendu des réunions
• Assistance aux réunions de service
• Classement et archivage des documents officiels
• Gestion et organisation de l’archive du service
• Gestion et commande du matériel bureautique
• Assistance à la comptabilité du service

1 poste au Service Bierger-Center

• Tenue du registre de la population
• Déclarations d’arrivée des ressortissants des pays tiers
• Demandes de cartes d’identité et passeports luxembourgeois
• Légalisations de signatures/Copies conformes
• Inscriptions sur les listes électorales
• Enregistrement de chiens
• Délivrance et échange de vignettes parking résidentiel
• Adhésion Chèque-Service Accueil
• Mise à jour du registre de la population
• Traitement des demandes reçues par courrier

1 poste au Service Enseignement

Organisation scolaire - Gestion du personnel

• Participation aux travaux liés à l’organisation scolaire ;
• Participation à la gestion du personnel des écoles ;
• Participation à la gestion des congés et tâches partielles du personnel des écoles ;
• Saisie des données dans SCOLARIA et GISE ;
• Communication avec le personnel des écoles, la direction régionale et autres services communaux ;
• Élaboration de circulaires et formulaires ;
• Participation à la gestion du remplacement du personnel des écoles ;
• Établissement des relevés d’absences.

1 poste au Service Biens communaux et aménagement foncier

Comptabilité – Gestion locative-informatique

• Suivi comptable des actes authentiques :

• Lecture et analyse des actes; 
• Droits hypothécaires; 
• Paiement des prix/déclaration de recettes; 
• Faire les demandes auprès des pouvoirs publics concernant les hypothèques occultes; 
• Payer les prix de vente, le cas échéant après répartition de la somme entre les divers copropriétaires, respectivement créanciers de droits hypothécaires; 
• Payer et refacturer, le cas échéant, les droits d’enregistrement et de transcription.

 Suivi comptable des recettes et dépenses du service : 

• Introduction des données comptables (recettes et dépenses) dans le système SAP; 
• Suivi des facturations mensuelles, annuelles, taxes; 
• Préparation du budget dans le système SAP; 
• Extraction des données comptables pour le chef de service; 
• Suivi des frais locatifs à refacturer.

• Support et correspondant informatique :
• Assurer le support quotidien hardware et software de base pour le personnel du service; 
• Assurer la gestion du matériel informatique; 
• Assurer le lien entre le service et les services TIC et Géomatique; 
• Contrôler régulièrement les bases de données documentaires du service; 
• Assurer la formation des utilisateurs aux modules spécifiques du service en matière de gestion documentaire.

c) Profil :

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d’organisation et de coordination ;
• bon esprit d’initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.

Les candidat(e)s voudront indiquer le numéro de téléphone par lequel ils/elles pourront être contacté(e)s.