Gestionnaire des actes civils (m/f) (réf. F00030418)

Qui recrute ?

Missions

• Affectation au bureau des actes civils.

• Assurer la saisie et l’imposition des actes notariés suivant la règlementation ou les procédures en vigueur. Collaboration avec les études notariales afin d’assurer la juste et exacte perception des actes notariés :
  • Vérifier, imposer et enregistrer les actes (notariés ou autres) soumis à enregistrement suivant la loi;
  • Assurer le traitement et le remboursement des dossiers de reventes;
  • Établir les avis de paiements;
  • Comptabiliser dans SAP;
  • Vérifier le respect des dispositions de la loi modifiée du 30 juillet 2002 (Crédit d’impôt) lors de l’enregistrement des actes notariés;
  • Renseigner les clients-usagers et études notariales lors d’appels téléphoniques.
• Traiter les dossiers de succession suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de finaliser le dossier en vue de l’étape suivante :
  • Analyser et contrôler le dossier de succession et y appliquer la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion dans le dossier;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers;
  • Informer et conseiller les parties concernées et répondre aux questions des clients afin de leur fournir des informations complètes sur le dossier;
  • Clôturer un dossier (ou une ou plusieurs étapes consécutives d'un dossier) sur base de l'analyse et du contrôle de celui-ci afin de proposer une décision ou de permettre l'étape suivante du dossier;
  • Comptabiliser dans SAP.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise de l'anglais et des techniques d'expression écrite et orale;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants (MS Office) et un intérêt pour les nouvelles technologies de l'information.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.