Assistant administratif (m/f) (réf. E00042587)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer des tâches administratives de gestion et de planification et contribuer au bon déroulement des activités de la division afin de soutenir le chef de division dans l’organisation quotidienne du travail.

• Assister le chef de division dans l'exécution des tâches administratives émanant des activités courantes :
  • Préparer, rédiger et gérer des courriers, rapports et documents administratifs
  • Planifier, organiser, préparer et assurer le suivi de réunions ;
  • Soutenir le processus des mesures mises en place en assurant un contrôle administratif ;
  • Saisir, vérifier et mettre à jour les données dans des tableaux de suivi.
• Assurer un suivi des communications avec les interlocuteurs externes et gérer le flux des demandes/retours de partenaires externes ;
• Participer à l'élaboration et la mise en œuvre des procédures de la division ;
• Assurer le suivi des contributions de la division aux niveaux national et international ;
• Soutenir le chef de division dans les tâches liées à la gestion du budget et du recrutement.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de très bonnes compétences rédactionnelles en luxembourgeois, français, allemand et anglais ;
• Savoir travailler avec MS Office.

Compétences comportementales

• Sens de la responsabilité, de l'organisation, de la coordination et de l'engagement personnel ;
• Gestion des priorités ;
• Sens très prononcé de la discrétion ;
• Rigueur, diligence et précision ;
• Flexibilité et honnêteté intellectuelle ;
• Disponibilité quant à des horaires de travail irréguliers ;
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe ;
• Capacité d'écoute et de communication ;
• Implication dans l'organisation du service.

Atouts

• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau très secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)