Agent d'accueil (m/f) (réf. E00031442)

Qui recrute ?

Missions

• Distribuer le courrier pour l'administration:
  
  • Retirer le courrier entrant de la boîte postale et de la boîte aux lettres de l'administration;
  • Distribuer le courrier au sein du bâtiment;
  • Affranchir le courrier sortant et le remettre au service Courrier;
  • Porter des signataires vers d'autres administrations.
• Gérer la réception et l'accueil:
  
  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
  • Réceptionner des livraisons.
• Gérer les salles de réunions et de conférences:
  
  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunions conformément aux demandes formulées;
  • Contacter les organisateurs en cas de chevauchement de salles.
• Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration:
  • Assister à des exercices de sécurité au sein de l'administration;
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents;
  • Assurer le service "photocopies" et "classement des documents";
  • Assister à l'organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels.

Profil

Compétences techniques

• Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
• Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Aucune condition d’études n’est requise pour ce poste.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité D3.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.