Secrétaire administratif de la Commission d’inclusion (m/f/d) (réf. G26000342)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer le secrétariat de la Commission d’inclusion;
• Assurer le secrétariat administratif de la Commission d’inclusion conformément à son cadre légal et réglementaire;
• Préparer et organiser les séances de la Commission d’inclusion en concertation avec le secrétaire de la Commission d’inclusion;
• Gérer les convocations, les calendriers et les échéances liés aux travaux de la Commission d’inclusion;
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, courriers et autres documents administratifs résultant des travaux de la Commission d’inclusion;
• Assurer le suivi administratif des décisions prises par la Commission d’inclusion;
• Assurer la gestion administrative des dossiers soumis à la CI;
• Réceptionner et enregistrer les demandes adressées à la Commission d’inclusion;
• Assurer le classement, la conservation et l’archivage des documents dans le respect des dispositions applicables;
• Signaler les pièces manquantes et assurer le suivi administratif des dossiers jusqu’à leur présentation à la Commission.

• Assurer le soutien administratif relatif aux plans de prise en charge individualisés:
  • Assurer le suivi administratif des échéances, décisions et documents liés aux plans de prise en charge individualisés.
  • Veiller à ce que les décisions et documents concernés soient transmis aux personnes services habilitées;
  • Assurer le suivi administratif des demandes de diagnostic adressées à l’ESEB.
• Lorsque la Commission d’inclusion charge l’ESEB d’établir un diagnostic des besoins de l’élève:
  • Préparer et transmettre administrativement la demande à l’ESEB;
  • Assurer le suivi administratif de la demande;
  • Veiller à la réception et à l’intégration des documents transmis par l’ESEB au dossier de la Commission;
  • Signaler au président de la Commission les documents manquants ou les échéances nécessitant un suivi.
• Le secrétaire administratif n’établit ni n’interprète lui-même le diagnostic;
• Assurer le soutien administratif à la mise en œuvre des mesures décidées par la CI;
• Assurer la transmission administrative des mesures retenues dans le plan de prise en charge individualisé;
• Assurer le suivi administratif des mesures décidées par la Commission.

• Dans le cas d’une assistance en classe assurée par des membres de l’ESEB:
  • Assurer la transmission administrative de la mesure aux interlocuteurs concernés;
  • Assurer le suivi des informations administratives relatives à la mise en place de l’assistance;
  • Le secrétaire administratif n’intervient pas dans la détermination du contenu, de l’intensité ou des modalités pédagogiques de l’assistance en classe.

• Assurer l’accueil et l’information des parents:
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique des parents;
  • Fournir des informations claires sur le fonctionnement de la Commission d’inclusion et sur les différentes étapes administratives de la procédure;
  • Organiser administrativement leur participation aux réunions de concertation prévues dans le cadre des travaux de la Commission d’inclusion;
  • Orienter vers le président, la personne de référence, l’ESEB ou le professionnel compétent toute demande dépassant le domaine administratif.

• Le secrétaire administratif fournit une information administrative et procédurale. Il ne donne pas d’avis concernant le diagnostic, les besoins éducatifs de l’élève ou les mesures pédagogiques à retenir.

• Assurer l’information et l’interface administrative avec les écoles:
  • Informer les directions, titulaires de classe, I-EBS et autres personnels concernés sur les démarches administratives relatives aux dossiers soumis à la CI;
  • Réceptionner et transmettre les documents nécessaires;
  • Signaler les pièces manquantes et assurer leur suivi;
  • Communiquer les convocations, échéances et informations administratives nécessaires;
  • Orienter les demandes de nature pédagogique ou psycho-pédagogique vers les professionnels compétents.

• Assurer l’interface administrative avec les partenaires de la CI:
  • Assurer les échanges administratifs avec l’ESEB;
  • Assurer les échanges administratifs avec les représentants des Centres de compétences en psycho-pédagogie spécialisée;
  • Assurer le suivi administratif des demandes, réponses et documents provenant des différents partenaires;
  • Assurer le suivi des échéances et la continuité administrative des dossiers
  • Tenir à jour les échéances relatives aux différents dossiers;
  • Effectuer les rappels et relances administratives nécessaires;
  • Informer le président de la Commission d’inclusion des échéances à venir, des dossiers incomplets ou des difficultés administratives constatées;
  • Tenir à jour les outils de suivi nécessaires au fonctionnement de la Commission.

• Assurer la gestion de la correspondance et des documents de la CI;
• Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels adressés à la Commission d’inclusion;
• Rédiger et mettre en forme les courriers administratifs;
• Préparer les convocations et notifications;
• Veiller à la qualité formelle et rédactionnelle des documents.

Profil

Compétences techniques

• Connaître ou être disposé à acquérir une connaissance approfondie des dispositions légales et réglementaires relatives à la Commission d’inclusion;
• Connaître ou être disposé à acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement fondamental et du dispositif d’inclusion scolaire;
• Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative;
• Disposer de très bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir structurer et assurer le suivi de dossiers comportant plusieurs intervenants;
• Savoir organiser des réunions et en assurer le suivi administratif;
• Savoir gérer des échéances;

Compétences comportementales

• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et d’un excellent sens de l’organisation;
• Faire preuve de discrétion et respecter strictement la confidentialité;
• Disposer de bonnes capacités d’écoute et de communication;
• Faire preuve de tact et de professionnalisme dans les contacts avec les parents;
• Être capable de communiquer avec des interlocuteurs issus de professions différentes;
• Faire preuve de neutralité dans le traitement des dossiers;
• Être capable de travailler de manière autonome dans l’exécution des tâches administratives confiées;
• Savoir identifier les limites de son propre champ de compétences et transmettre les demandes au professionnel compétent;
• Être capable de travailler en étroite collaboration avec le président et les membres de la Commission.

Atouts

• Une expérience dans une fonction administrative impliquant la gestion et le suivi de dossiers complexes;
• Une expérience dans le domaine de l’Éducation nationale;
• Une connaissance du fonctionnement d’une Commission d’inclusion;
• Une connaissance des structures et acteurs intervenant dans l’inclusion scolaire;
• Une expérience dans l’accueil et l’information des parents ou usagers;

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

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• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

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