Responsable adjoint du service Secrétariat (m/f) (réf. E00042283) (réf. F00042284) (réf. M00042285)
Published on 07/05/2026
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Qui recrute ?
- L’Association d’assurance accident:
- L’AAA, institution de la sécurité sociale, est dédiée à la prévention et à l’indemnisation des accidents du travail, des accidents de trajet, et des maladies professionnelles. Avec une volonté forte de communiquer efficacement, tant auprès de ses assurés que de ses agents, l’AAA valorise une communication ouverte et proactive. Le service « Secrétariat » assure le support administratif de la Direction et des services internes, la gestion du secrétariat du Conseil d’administration (CA) ainsi que la préparation des séances du CA, la convocation des membres, l’assistance aux séances ainsi que la rédaction et l’archivage des procès-verbaux.
- L’AAA offre un cadre de travail motivant:
- En mettant en œuvre une mission légale essentielle pour le Luxembourg;
- En étant la première institution de la sécurité sociale à avoir obtenu la certification ISO 9001:2015 pour l’ensemble de ses activités;
- En étant installée dans un bâtiment moderne, situé idéalement en face de la gare de Luxembourg, à proximité immédiate de tous les moyens de transports, dans un quartier en renouveau et facile d'accès;
- En offrant une formation continue à tous les agents;
- En offrant une rémunération en ligne avec les conditions de la Fonction publique.
Missions
- Au quotidien, vous assurez en collaboration avec le responsable le bon fonctionnement administratif du service:
- Assister aux réunions internes et externes et rédiger les procès-verbaux;
- Assurer l'accueil téléphonique;
- Apporter un support administratif aux services de l’AAA;
- Préparer les dossiers pour les tribunaux;
- S’investir dans le processus d’amélioration continue de l’AAA.
- En tant que responsable adjoint, vous assurez également la continuité du service en remplaçant le responsable en cas d'absence, notamment pour:
- Le suivi administratif des séances du Conseil d'administration;
- La mise à disposition de la documentation aux membres du CA;
- La rédaction et le circuit de validation des procès-verbaux du CA;
- L'archivage et la conservation des documents officiels;
- La gestion des relations administratives avec les membres du CA;
- La préparation et l’assistance aux réunions de la Direction et la rédaction des procès-verbaux;
- Le bon fonctionnement du service Secrétariat.
Profil
Compétences techniques
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans;
- Excellentes capacités rédactionnelles en français et allemand. Maîtrise des trois langues officielles du pays; la maîtrise de l’anglais est considérée comme un atout;
- Maîtrise des logiciels bureautiques;
- Maîtrise des technologies d'information et de communication.
Compétences comportementales
- Rigueur et sens de l'organisation : vous gérez plusieurs dossiers en parallèle avec fiabilité et méthode;
- Discrétion et confidentialité : vous traitez des informations sensibles avec le plus grand professionnalisme;
- Aisance rédactionnelle : vous rédigez des documents officiels clairs, précis et adaptés à leur destinataire;
- Sens du service : vous êtes réactif(ve) et à l'écoute des besoins des équipes et interlocuteurs internes/externes;
- Capacité à travailler en transversalité : vous collaborez naturellement avec des services aux missions variées;
- Leadership en développement : vous savez prendre des initiatives, fédérer et représenter le service en l'absence du responsable;
- Vision et anticipation : vous êtes capable de prendre du recul sur les processus pour les améliorer.
Atouts
- Une première expérience d'encadrement ou de coordination d'équipe.
Conditions d’admission
Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.
Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :
- Pour devenir fonctionnaire de l'État
- Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
- Pour devenir employé de l'État.
Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Expérience
Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.
Langues
Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.