Gestionnaire bureau des cours (m/f) (réf. E00044476) (réf. F00044477) (réf. M00044478)

Qui recrute ?

Missions

• Garantir un accueil physique des usagers et aider le public dans ses démarches administratives;
• Accueil physique des enseignants et des apprenants en cas de demandes spécifiques concernant: les horaires et l'organisation des cours; les inscriptions, changement de cours;
• Traitement des courriels et courriers à l'attention de l'administration des cours et suivi des dossiers;
• Traitement des appels téléphoniques à l'attention de l'administration des cours;
• Participation aux divers roulements du guichet d'accueil jusqu'à 19h00;
• Préparation et édition de documents à l'intention des apprenants (p.ex. attestations de participation aux cours pour le ministère de la justice, bilans de compétence);
• Gestion et mise à jour du portail informatique des inscriptions (inscriptions prioritaires, réinscriptions et nouveaux inscrits);
• Suivi annulations et remplacements de cours avec information aux apprenants;
• Préparation administrative des journées d'orientation et d'inscription à organiser sur les différents sites de l'INLL.

Profil

Compétences techniques

• Connaître le secteur de la formation des adultes au Luxembourg;
• Connaître les techniques de gestion administrative;
• Connaître l'organisation administrative et procédurale de l'INL;
• Maîtriser des 3 langues officielles du pays et de la langue anglaise;
• Maîtriser les technologies d'information et de communication;
• Avoir de bonnes connaissances rédactionnelles dans les langues LU, FR, DE et ANG;
• Maîtriser les logiciels bureautiques;
• Maîtriser le portail informatique des inscriptions de l'INLL.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez:

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.