Gestionnaire administratif et comptable (m/f) (réf. E00029574) (réf. F00029575) Expired

Qui recrute ?

Missions

• Le/la Gestionnaire administratif.ve et comptable fera partie du service Finances de la Direction D6 (Direction des Finances, des Ressources Humaines et de l’Informatique). Il/elle sera chargé.e, en collaboration avec les autres membres de l’équipe, de la gestion journalière d’un des fonds du ministère, en concertation avec le/la président(e) du fonds, ainsi que de la programmation pluriannuelle et prévisionnelle des dépenses.

• En tant que gestionnaire, nous souhaitons vous confier les missions suivantes :
• Vous assurez le travail préparatoire sur les dossiers du comité de gestion du fonds en collaboration avec les chefs de projets /porteurs de projets et le service Finances;
• Vous assurez le secrétariat du Comité de gestion du Fonds (organisation des réunions, ODJ, CR, classement/archivage et consolidation d’information), en concertation avec le/la président(e);
• Vous faites le suivi administratif des dossiers avisés par le Comité de Gestion du fonds avec les parties prenantes et en particulier les administrations impliquées dans les dossiers, en concertation avec le/la président(e);
• Vous faites le suivi financier des dossiers avisés par le Comité de Gestion du fonds , en concertation avec le/la président(e);
• Vous êtes en charge de la saisie d’opérations comptables dans SAP au niveau des engagements et paiements;
• Vous assurez l’échange d’information avec l’équipe en charge du budget et des finances du Ministère, les chefs de projets, le/la président(e) du comité de gestion du fonds, les instances de contrôle, le cas échéant les bénéficiaires/porteurs de projet;
• Vous participez au contrôle des pièces des décomptes de projets et demande de paiement;
• Vous assurez un reporting et un monitoring régulier sur l’évolution du budget des dossiers;
• Vous traitez le courrier entrant et sortant du fonds (réception, encodage, transmission et suivi);
• Vous êtes en charge de la digitalisation, du classement et de l’archivage physique et électronique des documents;
• Selon besoin,
  • Vous rédigez des notes, rapports, des procès-verbaux de réunions, et mettez en forme des documents;
  • Vous participez à l’élaboration des dossiers du service Finances.

Profil

Compétences techniques

• Vous avez le goût des chiffres et vous savez travailler avec Excel;
• Vous êtes rigoureux.se avec une attention pour les détails;
• Vous maitrisez la suite office (Word, PowerPoint) et SharePoint;
• Vous avez des bonnes capacités rédactionnelles;
• Vous avez de bonnes capacités d’analyse et une vue d’ensemble.

Compétences comportementales

• S’organiser : vous vous organisez en fixant les priorités, planifiez le travail et gérez les imprévus et les urgences, travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles et ce de façon à gérer de la meilleure manière les situations de stress découlant de la fonction;
• Faire preuve de fiabilité, de discrétion et de diplomatie : vous agissez de manière intègre, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
• Communiquer : vous avez une aisance relationnelle avec des partenaires internes et externes. Vous communiquez de façon claire et précise à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur.rice. Vous privilégiez les approches collaboratives;
• Agir de manière orientée service : vous accompagnez la clientèle interne et externe de manière transparente, intègre et objective, en leur fournissant un service personnalisé;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun
• Nous valorisons la diversité et l´inclusion au travail et nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes origines. Nous sommes convaincu·es que la diversité et l’inclusion représentent une richesse pour nos collaborateurs·rices et notre activité.

Atouts

• Une expérience professionnelle au sein d’un ministère/administration étatique;
• Une connaissance pratique de l’ERP SAP;
• Une bonne compréhension de la législation et la réglementation concernant le budget, la comptabilité de l’Etat et les marchés publics.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Une expérience professionnelle d’au moins cinq dans un rôle similaire.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.