Assistant de Direction (m/f) (réf. CGDIS001312-E)

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste de l’assistant de direction est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le directeur, les chefs de département et les chefs de service de l’Institut National de Formations des Secours (INFS), afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que de contribuer au bon fonctionnement de la direction:
  • Apporter un soutien administratif et organisationnel aux cadres de la direction de l’INFS;
  • Rédiger et corriger des lettres officielles, des présentations et des notes;
  • Assurer la gouvernance et rédiger les rapports des réunions entre le directeur et les chefs de département de l’INFS ainsi que les rapports d’autres réunions prévues par la direction de l’INFS, tout en tenant à jour les agendas des partis concernés;
  • Assurer le suivi des tâches attribuées aux responsables lors des réunions à gouverner;
  • Maintenir à jour les différentes données, tableaux et indicateurs de gestion de la direction de l’INFS;
  • Réceptionner et traiter (trier, mettre en page, numériser et archiver) les différents documents, courriers, dossiers et demandes;
  • Assister dans la gestion du budget alloué à la direction de l’INFS;
  • Assister dans la réalisation de projets, tâches ou études;
  • Gérer l’agenda du directeur de l’INFS;
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique pour le directeur de l’INFS;
  • Organiser des voyages de service pour la direction de l’INFS;
  • Réaliser toutes autres tâches administratives, techniques ou logistiques contribuant au bon fonctionnement de la direction;
  • Faire preuve de discrétion en sachant gérer les informations confidentielles au sein de l’INFS et à l’extérieur du CGDIS.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (MS Office) avec une attention particulière sur Outlook et Excel;
• Disposer d’excellentes capacités rédactionnelles, notamment en français;
• Disposer d’une aisance relationnelle;
• Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
• Disposer de bonnes capacités organisationnelles;
• Être capable de travailler de façon autonome et en équipe;
• Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans dans une fonction de soutien administratif ou de management similaire;
• Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Avoir des connaissances dans le domaine des services de secours représente un atout;
• Disposer d’expériences dans le domaine d’assistance à la direction (p.ex. : secrétaire de direction) est considéré comme un atout.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires classiques, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires générales, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.