Assistant administratif (m/f) (réf. E00042680)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’encodage de demandes et de dossiers relevant des attributions du MESR, l’importation et la mise à jour de données dans des fichiers, tableaux de suivi ou bases de données, et en effectuer le contrôle de cohérence;
• Assurer le classement et l’archivage de dossiers, en veillant à leur accessibilité et à leur traçabilité;
• Assurer le suivi administratif de dossiers, y compris le contrôle de leur complétude, la mise à jour des pièces, le classement et, le cas échéant, la transmission aux interlocuteurs concernés;
• Assurer une assistance au niveau de l’accueil téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents;
• Préparer l’organisation pratique de réunions.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles dans les trois langues administratives du pays (luxembourgeois, allemand et français), ainsi qu’en anglais;
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, SharePoint);
• Savoir utiliser les logiciels mis en place par l’administration et nécessaires à l’exercice de la fonction;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil téléphonique;
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et digitaux usuels nécessaires à la fonction (courriels, tableaux de suivi, agenda, outils internes de gestion);
• Savoir assurer le suivi administratif de dossiers et veiller à la qualité, à la complétude et à la bonne organisation des documents.

Compétences comportementales

• Faire preuve d’un bon sens de l’organisation et savoir gérer les priorités;
• Savoir planifier son travail de manière structurée et respecter les délais impartis;
• Être capable de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe;
• Faire preuve de méthode et de rigueur dans l’exécution des tâches;
• Faire preuve de sens des responsabilités, de fiabilité et d’intégrité; 
• Faire preuve de motivation, d’assiduité, de réactivité et de flexibilité;
• Faire preuve de discrétion, notamment dans le traitement de dossiers sensibles ou confidentiels;
• Faire preuve de polyvalence et d’une attitude orientée service.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.