Assistant à la direction (m/f) (réf. E00029066) (réf. F00029067) Expired

Qui recrute ?

Missions

• Rattaché à la direction, l’assistant à la direction s’occupe de la gestion et de l’organisation administrative de la direction.

• Gestion de l'agenda : Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements du directeur, en tenant compte des priorités et des échéances;
• Préparation de documents : Recherche, rédaction, veille, suivi, révision et mise en forme de documents officiels tels que des rapports, des notes de service, des courriers et des présentations; Coordination des réunions : Planification logistique des réunions, y compris la réservation de salles, la distribution de l'ordre du jour et la prise de notes lors des réunions;
• Communication : Assurer la communication efficace entre le directeur et les membres de l'équipe, ainsi qu'avec les parties prenantes externes, en répondant aux appels téléphoniques, en triant les courriels et en traitant le courrier entrant et sortant;
• Gestion des dossiers : Organiser et maintenir les dossiers électroniques et physiques, en veillant à ce qu'ils soient accessibles et à jour;
• Supervision des tâches administratives : Superviser et soutenir le personnel administratif dans l'exécution des tâches telles que la gestion des fournitures de bureau.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise parfaite des trois langues administratives;
• Maîtrise des logiciels de bureautique : Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et éventuellement d'autres logiciels spécifiques à l'administration étatique;
• Compétences en communication : Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle à l'écrit et à l'oral, en interne comme en externe;
• Organisation et gestion du temps : Aptitude à gérer efficacement les priorités, à travailler sous pression et à respecter les délais;
• Connaissance de l'administration étatique : Compréhension des processus, des procédures et des réglementations spécifiques à l'administration publique.

Compétences comportementales

• Discrétion et confidentialité : Capacité à traiter les informations sensibles de manière confidentielle et à respecter les protocoles de sécurité;
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode;
• Dynamique et polyvalent;
• Savoir gérer les imprévus;
• Esprit d’initiative et d’anticipation;
• Esprit d'équipe : Capacité à travailler en collaboration avec différents départements et niveaux hiérarchiques au sein de l'administration.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master qui permet de prendre en charge tous les aspects de la fonction ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.