Agent Administratif (m/f/d) (réf. G26000262)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des différents interlocuteurs;
• Préparer, rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs;
• Assurer le suivi administratif des décisions de la direction;
• Collaborer avec les équipes de l'enseignement maternel/primaire et du secondaire (inscriptions et autres);
• Assurer le suivi administratif des dossiers des élèves;
• Participer à l'organisation des rentrées scolaires, conseils de classe, réunions de parents, journées portes ouvertes et autres manifestations;
• Selon les priorités fixées par la direction, prendre en charge de manière autonome des dossiers tels que;
• Coordination de projets administratifs;
• Suivi de procédures et démarches internes (absentéisme, discipline, conventions de stage et autres, projet numérique, bulletins et rapports, voyages et sorties scolaires, etc.);
• Gestion de statistiques et tableaux de bord;
• Proposer des améliorations des procédures administratives;
• Participer à la digitalisation des processus; contribuer à une communication fluide entre les différents services.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques courants;
• Maîtriser des outils de communication électroniques;
• Utiliser rapidement de nouveaux logiciels administratifs;
• Rédiger avec précision des courriers et documents administratifs;
• Gérer simultanément plusieurs dossiers et respecter les échéances;
• Organiser et planifier les activités administratives de manière autonome;
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers confiés;
• Travailler dans un environnement multilingue (luxembourgeois, français et allemand) ; la connaissance de l'anglais constitue un avantage;
• Appliquer les règles de confidentialité et de protection des données;
• Collaborer avec des interlocuteurs variés (direction, enseignants, personnel administratif, parents, partenaires externes).

Compétences comportementales

• Sens élevé de l'organisation et de la planification;
• Rigueur, fiabilité et précision;
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Esprit d'initiative et capacité à proposer des solutions;
• Excellentes capacités relationnelles et sens du service public;
• Aptitude au travail en équipe au sein d'une direction élargie;
• Capacité à gérer les priorités et les périodes de forte activité;
• Flexibilité et capacité d'adaptation aux évolutions organisationnelles;
• Résistance au stress et respect des délais.

Atouts

• Une expérience professionnelle dans un établissement scolaire ou une administration publique;
• Une bonne connaissance de l'organisation du système éducatif luxembourgeois;
• Une expérience dans la gestion de projets ou de dossiers transversaux;
• Une excellente maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand);
• Des compétences en analyse de données;
• Une aisance avec les outils numériques et la digitalisation des processus administratifs;
• Une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe pluridisciplinaire.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables