Office Manager Expérimenté

Nous recherchons un(e) Office Manager Expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique dans une entreprise industrielle internationale, située dans le sud de Luxembourg. Ce poste polyvalent nécessite des compétences solides en administration, ressources humaines et support aux expatriés.

Vos responsabilités :

• Vous serez chargé(e) de la gestion des ressources humaines, incluant la création des comptes pour les nouveaux employés, le suivi des demandes, ainsi que les validations et la checklist d’embauche.

• Vous mettrez à jour les données et les documents des employés (certificats, CNS, carte d’impôt) et assurerez la gestion des départs, en vérifiant les documents administratifs et en clôturant les comptes.

• Vous superviserez également la gestion des stagiaires et des étudiants.

• Vous préparerez et enverrez les rapports mensuels.

• Vous gérerez les expatriés, notamment en établissant les demandes de visa, permis de travail et de résidence.

• Vous assurerez aussi le suivi des documents administratifs des expatriés ainsi que la gestion des locations de leurs appartements.

• Vous vous occuperez de la gestion des examens médicaux pour les nouveaux employés, du suivi des absences pour maladie, et de la coordination avec des organismes.

• Vous suivrez également les formations annuelles et préparerez les dossiers pour les demandes de cofinancement.

• Vous serez responsable de la préparation, de la signature et de l’envoi de documents légaux, ainsi que de la gestion des apostilles et visas.

• Vous répondrez aux demandes ponctuelles du Top-Management, telles que l'achat de cadeaux ou l'envoi de fleurs.

• Vous gérerez les fournisseurs ainsi que les contrats liés aux services et matériels de bureau.

• Vous organiserez également les échanges avec les notaires pour la légalisation de documents.

• Dans le cadre de la gestion des voyages, vous effectuerez les réservations de vols, hôtels et voitures pour le CEO, CFO et les visiteurs.

• Vous vous occuperez des notes de frais mensuelles et participerez à l'organisation des événements internes tels que les séminaires et les activités de team-building.

• Vous serez impliqué(e) dans la gestion des événements et du marketing, en préparant les séminaires, les événements d'entreprise et en gérant les comptes Google et LinkedIn.

• Vous assurerez le suivi des certifications QMS pour la norme ISO9001, en mettant à jour les procédures RH.

• Vous préparerez également les élections de la délégation du personnel, qui ont lieu tous les cinq ans.

Vos compétences :

• Expérience en administration RH et support à la direction dans le secteur industriel. 
  
• Bonne communication, capacité d'organisation et esprit d'équipe.
• Maîtrise de l'Anglais et du Français ; toute autre langue représente un atout.

Vos avantages :

• Un contrat à durée indéterminée. 
• Un bonus. 
• Des chèques-repas. 
• Une place de parking gratuite. 

Comment postuler :

Vous pouvez postuler directement à cette annonce ou envoyer votre CV à margot@legrand-associates.com en précisant "Office Manager" dans l'objet de votre email.