Secrétaire (m/f) (réf. E00044203) (réf. F00044204) (réf. M00044205)

Qui recrute ?

Missions

En tant que secrétaire au sein de l'Administration des bâtiments publics vous êtes chargé de la gestion administrative ainsi que des tâches organisationnelles administratives journalières.

• Dans le cadre de cette fonction, vous assurez le soutien administratif aux responsables de la division ainsi qu’aux équipes opérationnelles. Vos principales missions comprennent notamment:
  • Superviser le bon fonctionnement des activités du secrétariat;
  • Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers et courriels entrants/sortants;
  • Assurer la rédaction, la relecture et la mise en forme des documents administratifs;
  • Préparer, structurer et actualiser les dossiers administratifs et tout autre support écrit;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers, y compris la recherche d’informations et la mise à jour des données;
  • Soutenir les équipes dans leurs activités quotidiennes (rédaction de courriers, préparation de documents, assistance lors de réunions, etc.);
  • Planifier et organiser des réunions internes et externes et rédiger les rapports de réunions;
  • Préparer les documents nécessaires aux réunions et en assurer le suivi administratif;
  • Assurer l’accueil téléphonique et accomplir toute autre tâche administrative ou logistique contribuant au bon fonctionnement des secrétariats des deux divisions.

Profil

Compétences techniques

• Disposer d’excellentes compétences orales et écrites dans les langues administratives (français, luxembourgeois et allemand) avec des capacités solides d’analyse, de synthèse et de rédaction;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus structurés;
• Maîtriser les outils informatiques courants (Microsoft Office 365).

Compétences comportementales

• S’identifier aux missions du poste et manifester un intérêt pour les domaines d’activité de l'administration;
• Être à l’aise dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes;
• Faire preuve d’initiative, d’engagement, de réactivité et de flexibilité;
• Disposer d’un sens développé de l’organisation et de la gestion des priorités;
• Avoir un sens affirmé des responsabilités;
• Savoir travailler en équipe et de manière autonome;
• Travailler de manière rigoureuse et en respectant les échéances;
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations.

Atouts

• Expérience professionnelle à un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences;
• Bachelor du domaine du secrétariat ou de son équivalent.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor dans le domaine du secrétariat ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.