Secrétaire de direction (m/f) (réf. E00039757)

Qui recrute ?

Missions

• Fournir un support à la direction:
  • Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
  • Etablir des dossiers et mettre en forme des documents;
  • Rédaction et envoi de courriers et courriels;
  • Coordonner et gérer la correspondance de la direction;
  • Gestion des affaires courantes de la direction;
  • Gérer l’organisation d'événements internes.

• Gérer les contacts de la direction:
  • Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages;
  • Accueillir des personnes externes;
  • Agir en tant que personne de contact pour la direction;
  • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.

• Planifier, organiser et assurer le suivi:
  • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
  • Rédiger, sur demande de la direction, des rapports et coordonner le suivi de réunions;
  • Planifier et organiser les déplacements de la direction et faire les décomptes.

• Autres tâches:
  • Suppléances des collègues.

Profil

Compétences techniques

• Avoir une connaissance des procédures courantes de l'administration gouvernementale;
• Avoir une bonne capacité d'analyse et esprit de synthèse ; savoir évaluer les informations, données et contenus de manière critique, identifier les liens logiques et restituer l’information dans une synthèse cohérente;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français, en allemand et en anglais, la maîtrise écrite du luxembourgeois constituant un avantage;
• Maîtriser les logiciels bureautiques usuels.

Compétences comportementales

• Faire preuve de sens d'initiative, de flexibilité, de respect, de fiabilité, de polyvalence, de disponibilité et d'une capacité d'adaptation aux changements;
• Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités;
• Savoir travailler de manière méthodique et consciencieuse;
• Savoir gérer les priorités et les délais;
• Faire preuve de confidentialité et d’intégrité;
• Avoir une aisance dans la communication interne et externe;
• Savoir travailler de façon autonome et en équipe.

Atouts

• Connaissances du secteur de la défense;
• Connaissances dans le fonctionnement des administrations et institutions publiques.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)