Secrétaire de direction (m/f) (réf. E00039682) (réf. F00039683) (réf. M00039684)

Qui recrute ?

Missions

• Réception, tri et traitement du courrier entrant destiné à la direction;
• Gestion du courrier sortant et suivi des correspondances administratives;
• Archivage des documents importants sous format papier et éléctronique;
• Enregistrement et suivi du courrier dans le tableau Excel prévu à cet effet, afin d'assurer la traçabilité et la bonne conservation des échanges;
• Gestion du standard téléphonique de la direction;
• Gestion quotidienne, tri et archivage des courriels reçus sur les messageries de la direction et de la formation, afin d'assurer un suivi rigoureux et une bonne circulation de l'information;
• Tenue et mise à jour régulière des agendas de la direction;
• Inscription et suivi des dates, réunions et événements importants dans le calendrier de la direction;
• Suivi journalier du calendrier afin d'assurer une planification fluide et une bonne coordination de activités;
• Organisation des voyages de service;
• Réalisation de travaux spécifiques à la demande de la direction.

Profil

Compétences techniques

• Connaître l'organisation administrative et procédurale de l'INL;
• Maîtriser les technologies d'information et de communication;
• Maîtriser les logiciels bureautiques usuels;
• Maîtriser la plateforme d'échange (Intranet) Moodle;
• Maîtriser les systèmes de classification et d'archivage;
• Maîtriser les techniques de rédaction;
• Maîtriser les 3 langues officielles du pays ainsi que la langue anglaise;
• Faire preuve de conscience professionnelle de de rigueur;
• Faire preuve de dignité et de civilité;
• Avoir le sens de l'organisation et de la responsabilité;
• Savoir appliquer une gestion quotidienne efficace du temps de service en fonction du nombre de dossiers à évacuer.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Être capable de travailler de façon indépendante;
• Communiquer de manière régulière et cohérente;
• Faire preuve de discrétion et préserver la confidentialité des données sensibles.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.