Gestionnaire administratif de projet (m/f) (réf. E00035036) Expired

Qui recrute ?

Missions

• Le gestionnaire administratif de projet recruté jouera un rôle crucial dans la gestion quotidienne et la coordination des aspects administratifs et financiers du projet. Il/elle sera responsable d’organiser et de superviser les tâches administratives journalières, incluant la gestion de documents et d’archives, ainsi que la coordination des réunions et il/elle apportera un soutien administratif aux membres de l’équipe selon leurs besoins spécifiques.

• En outre, ce gestionnaire jouera un rôle clé dans la gestion de la correspondance avec les parties prenantes du projet et à la logistique des événements, des ateliers et des conférences en collaboration avec le spécialiste en communication, en gérant les aspects pratiques tels que la réservation de salles et la fourniture de matériel.

• Enfin, le gestionnaire sera en charge de la collecte d’informations pour les rapports d’avancement du projet. Il/elle devra se familiariser avec les directives de l’UE et collecter régulièrement des mises à jour des membres de l’équipe, tant sur leurs activités que sur les dépenses. Il/elle assistera à la préparation des rapports d’avancement pour garantir que le projet reste conforme aux exigences et qu’il respecte les délais établis.

• Gestion quotidienne des tâches administratives du projet :
  • Organiser et superviser les activités administratives journalières;
  • Gestion des documents et des archives (garder des dossiers organisés de toutes les activités du projet, des transactions financières et des communications avec les parties prenantes);
  • Organisation et coordination des réunions (préparer les ordres du jour, prendre des notes, rédiger et distribuer les comptes rendus des réunions);
  • Fournir une assistance et répondre aux demandes administrative des membres de l'équipe selon leurs besoins spécifiques.
• Gestion de la correspondance et communication :
  • Rédiger, envoyer et répondre aux courriers électroniques;
  • Communiquer régulièrement avec les partenaires du projet et les parties prenantes pour assurer une bonne coordination;
  • Collaborer avec le spécialiste en communication pour organiser la logistique des événements, ateliers et conférences;
  • Gérer les détails pratiques liés à ces événements (réservation de salles, matériel, etc.).
• Préparation des rapports d’avancement et suivi des dépenses :
  • Se familiariser avec les lignes directrices de l'UE (comprendre les directives spécifiques et les modèles fournis par l'UE);
  • Recueillir régulièrement des mises à jour des membres de l'équipe sur leurs activités, les défis rencontrés et les résultats produits;
  • Recueillir des informations sur les dépenses, les allocations budgétaires et les transactions financières;
  • Collecter les informations nécessaires pour les rapports d'avancement du projet;
  • Assister à la rédaction des rapports d’avancement du projet.

Profil

Compétences techniques

• Expérience dans un poste similaire (une expérience dans le cadre de projets européens serait un atout);
• Précision dans la gestion des documents, la rédaction des rapports et le suivi des procédures administratives;
• Maîtriser la suite Microsoft Office.

Compétences comportementales

• Aptitude à communiquer clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec les équipes, les partenaires et les parties prenantes;
• Savoir travailler en collaboration avec d’autres membres du projet tout en maintenant une attitude positive et professionnelle;
• Aptitude à identifier les problèmes administratifs et proposer des solutions efficaces;
• Maintien de la confidentialité des informations sensibles et respect des règles éthiques du projet;
• Capacité à s’adapter aux changements et à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.

Atouts

• La connaissance des procédures et des réglementations des projets européens;
• La maîtrise des logiciels de gestion de projet.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en administration, gestion de projets ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.