Gestionnaire administratif de formation - Cellule évolution de carrière (m/f/d) (réf. E26000515)

Qui recrute ?

Missions

• Coordonner la gestion administrative des formations et des parcours:
  • Planifier et coordonner l'organisation administrative des formations et des parcours réglementés relevant de la cellule;
  • Réviser les descriptifs de formation et veiller à leur publication en ligne;
  • Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique (salles, hébergement des formateurs);
  • Superviser la gestion des inscriptions (validation, refus, liste d'attente, désinscription, relance), des présences et des attestations de participation et/ou certificats de réussite;
  • Exploiter les questionnaires d'évaluation et en restituer les résultats.

• Assurer la gestion de l'application de suivi de la formation continue du personnel enseignant, éducatif et psycho-social:
  • Assurer le référencement des formations continues et la comptabilisation des heures certifiées pour les enseignants de l'enseignement fondamental et de l'enseignement secondaire ainsi que pour le personnel éducatif et psycho-social;
  • Contrôler la cohérence et l'exhaustivité des données de formation, notamment celles provenant de l'IFEN, et procéder aux corrections nécessaires;
  • Vérifier les calculs effectués par l'application (période de formation, nombre d'heures obligatoires, répartition par type de formation) et traiter les anomalies;
  • Traiter les demandes de correction ou de complément des relevés personnels de formation;
  • Assurer l'assistance aux utilisateurs (agents concernés, directions d'établissement, directions de région) et rédiger des guides d'utilisation;
  • Recenser les besoins d'évolution, formuler les demandes de changement, assurer l'interface avec le prestataire informatique et participer aux tests des nouvelles versions;
  • Produire des extractions, tableaux de bord et statistiques sur la formation continue.
• Assurer le suivi administratif des parcours de formation et de stage:
  • Assurer le suivi du dossier de chaque participant (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage);
  • Préparer les projets de courriers et de décisions relatifs aux dossiers individuels.
• Coordonner l'organisation d'examens dans le cadre des parcours de formation et du stage:
  • Organiser les sessions d'examen (inscription et convocation des candidats, mise en forme des questionnaires, organisation et bon déroulement des épreuves);
  • Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
  • Compiler les notes pour la commission de validation;
  • Assurer la gestion des intervenants et membres de jury (mise à jour des données, contrôle des informations, préparation des arrêtés ministériels de nomination).
• Assurer la gestion des demandes de participation aux frais d'inscription:
  • Enregistrer, instruire et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d'inscription;
  • Constituer et transmettre les dossiers dans le cadre des formations externes.
• Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:
  • Conseiller, orienter et clarifier les demandes selon les besoins exprimés.
• Contribuer à l'évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:
  • Analyser les processus administratifs et proposer des améliorations, notamment en matière de dématérialisation;
  • Rédiger et mettre à jour les procédures et la documentation liées à l'exercice de la fonction;
  • Contribuer au rapport d'activité de la cellule;
  • Veiller au respect des procédures liées à l'exercice de la fonction.

Profil

Compétences techniques

• Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration, notamment celles relatives à la formation continue du personnel enseignant, éducatif et psycho-social et aux parcours de carrière relevant de la fonction;
• Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l'exercice de la fonction;
• Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
• Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
• Savoir analyser un processus administratif et proposer des pistes d'amélioration;
• Savoir planifier et organiser son travail dans le respect des échéances;
• Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
• Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
• Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficaces des formations programmées;
• Savoir formuler et documenter des besoins fonctionnels liés à un outil informatique;
• Savoir rédiger des documents administratifs clairs et précis (courriers, procédures, guides d'utilisation);
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience dans la gestion d'une application métier ou d'une base de données administrative;
• Expérience dans la gestion administrative de formations ou d'examens;
• Connaissance du système éducatif luxembourgeois et du dispositif de formation continue du personnel enseignant, éducatif et psycho-social.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.