Gestionaire des aides financières (m/f) (réf. E00044078)

Qui recrute ?

Missions

• Gérer les dossiers des demandes d’aides financières (demandeurs d’emploi) :
  • Réceptionner les demandes d’aides financières émanant des employeurs et des demandeurs d’emploi;
  • Encoder les données dans le système informatique de l’ADEM;
  • Analyser et contrôler les éléments des dossiers pour déterminer l’éligibilité à l’aide demandée;
  • Rassembler et vérifier l’ensemble des pièces justificatives nécessaires au calcul du montant de l’aide,
  • Vérifier les informations relatives aux salariés et aux employeurs auprès des organismes et registres compétents :
    • Centre commun de la sécurité sociale;
    • Registre de Commerce et des Sociétés;
    • Ministère de l’Economie (Service des autorisations d’établissement).
  • Participer au contrôle interne via la validation par une deuxième personne (principe des quatre yeux);
  • Préparer et envoyer les décisions d’octroi ou de refus;
  • Assurer la gestion administrative continue et le suivi des dossiers;
  • Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision par le Service Juridique et la hiérarchie;
  • Garantir l’archivage rigoureux des dossiers, au format papier et numérique.
• Informer le client :
  • Accueillir et renseigner les clients concernant les procédures et dispositions légales applicables aux aides financières.
  • Fournir, le cas échéant, la documentation nécessaire à la constitution de leur dossier.
  • Informer les clients de l’état d’avancement de leur demande et les avertir des pièces manquantes.
• Contribuer au bon fonctionnement de l’unité organisationnelle :
  • Assurer le traitement des dossiers en soutien lors de l’absence d’un membre de l’équipe.
  • Alerter la hiérarchie en cas de dossier sensible, complexe ou problématique.
  • Participer à l’amélioration continue des processus et des outils utilisés au sein de l’unité.

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler sur MS Office;
• Capacité à travailler avec des systèmes informatiques de gestion administrative;
• Connaître le Code du Travail et la législation en vigueur concernant les missions, le fonctionnement et les attributions de l’ADEM;
• Maîtriser les outils MS Office;
• Avoir des connaissances avec l’outil SAP constitue un réel atout;
• Connaissance linguistique des 3 langues du pays (L, F, D);
• Comprendre les contrats de travail et documents associés;
• Comprendre une fiche de salaire et ses différents éléments.

Compétences comportementales

• Être doté d’une réelle orientation client et d’un bon relationnel;
• Savoir travailler en équipe;
• Respecter la confidentialité et être discret;
• Avoir le sens de la responsabilité et de l'organisation;
• Être proactif et orienté solutions;
• Être rigoureux et savoir gérer les priorités;
• Analyser l’information;
• Structurer le travail;
• Soutenir;
• Travailler en équipe;
• Faire preuve de fiabilité.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales) soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.