Coordinateur administratif et des ressources IT (m/f) (réf. E00044219) (réf. F00044220) (réf. M00044221)

Qui recrute ?

Missions

• Assister la Direction et les sections dans l'établissement de la stratégie budgétaire et dans l'élaboration des propositions budgétaires;
• Assister à l'élaboration, la rédaction et au suivi des cahiers des charges et des marchés publics;
• Assurer la coordination avec le département financier de la Police, faire le suivi financier et administratif dans le domaine des acquisitions, des contrats et des commandes journalières en collaboration étroite avec les différentes sections de la Direction des technologies policières;
• Assister la Direction dans l’élaboration des prévisions d’effectif en ressources humaines et sa stratégie de recrutement;
• Assurer la coordination des recrutements avec les responsables de section et le département des ressources humaines, et participer aux entretiens d’embauche;
• Élaborer des tableaux de bord, rapports, statistiques et supports de présentation à destination de la Direction;
• Assister la Direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités de la Direction des technologies policières;
• Contribuer avec un esprit ouvert à l’amélioration des flux internes, procédures et méthodologies de suivi dans les contextes financier et administratif de la Direction des technologies policières;
• Assurer la coordination administrative entre les différentes sections et en assurer le suivi au niveau du secrétariat de Direction;
• Organiser et assister à des réunions de coordination, rédiger les comptes rendus et faire le suivi des actions décidées;
• Assister dans la gestion des agendas, des déplacements et des activités administratives de la Direction.

• Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Vous disposez de connaissances générales du domaine des technologies de l'information et comprenez les enjeux liés aux projets informatiques, sans qu'une expertise technique approfondie soit requise;
• Vous êtes en mesure d’analyser des offres techniques et commerciales en collaboration avec les responsables techniques concernés;
• Vous faites preuve d'un bon esprit d'analyse et de synthèse, ainsi que d’une ouverture d’esprit vers l’optimisation de processus;
• Vous avez le sens des chiffres et faites preuve d’une grande aisance avec les outils informatiques, notamment Excel et les outils MS Office;
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et savez élaborer des comptes rendus, rapports, cahiers des charges et autres documents administratifs;
• Vous êtes flexible et savez-vous adapter aux priorités ainsi qu'aux situations imprévues;
• Vous êtes autonome tout en appréciant le travail en équipe;
• Vous aimez relever de nouveaux défis dans un environnement dynamique en constante évolution.

Compétences comportementales

• Organisé, rigoureux et investi;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Maîtrise de la gestion des priorités et flexibilité opérationnelle;
• Forte agilité face au changement, capacité d’adaptation et de réactivité aux imprévus;
• Approche proactive et exploratoire face aux situations inédites et complexes;
• Curiosité d’esprit et rigueur d’apprentissage;
• Approche méthodique et structurée dans l’optimisation de processus;
• Fiabilité, diplomatie et discrétion;
• Bonne communication verbale et écrite, claire et structurée;
• Sens du service et écoute active.

Atouts

• De l’expérience dans les matières de comptabilité ou/et de marchés publics;
• De l’expérience dans une fonction de coordination administrative, d'assistance de direction ou de suivi de dossiers administratifs;
• De l’expérience dans un environnement technologie et/ou informatique;
• Des connaissances de base d’outils collaboratifs et de gestion de projets (Jira, Confluence, etc.);
• Des connaissances dans la gestion de services informatiques et dans la gestion de projets.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor d'assistant de direction, de gestion ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.