Conseiller de direction (m/f) (réf. F00041952) (réf. M00041953)

Qui recrute ?

Missions

• Assister les membres de la direction dans le suivi des priorités stratégiques et des dossiers transversaux;
• Faciliter la coordination entre la direction, les différents services internes et les parties prenantes externes;
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions de la direction;
• Préparer les dossiers, ordres du jour, présentations et autres supports nécessaires aux réunions;
• Participer aux réunions de la direction, notamment lors des échanges avec les partenaires et les interlocuteurs externes;
• Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus, notes et synthèses de réunion;
• Assurer le suivi des décisions prises, des actions à mener et des échéances liées aux dossiers suivis par la direction;
• Organiser les rendez-vous et gérer le planning de la direction en tenant compte des priorités;
• Coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction et veiller à leur bonne circulation;
• Rédiger des courriers, rapports, notes, supports de communication et documents de présentation;
• Gérer les e-mails, calendriers, statistiques et le classement des dossiers;
• Assurer les tâches administratives courantes, telles que l’archivage, l’impression de documents, la distribution et l’envoi du courrier;
• Collaborer avec le service administratif, les ressources humaines et les autres services concernés.

Profil

Compétences techniques

• Expérience requise dans le domaine de l’assistance de direction;
• Excellentes capacités d’organisation, de coordination et de suivi de dossiers;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse, notamment pour la préparation de notes, de procès-verbaux, de comptes rendus et de supports de présentation;
• Très bonne maîtrise des langues française et anglaise ; la maîtrise du luxembourgeois et de l’allemand est considérée comme un atout;
• Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités, échéances et interlocuteurs.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
• Faire preuve de discrétion : Vous traitez les informations sensibles avec confidentialité, fiabilité et professionnalisme.

Atouts

• Connaissance d’un environnement de formation ou d’éducation pour adultes;
• Connaissance des métiers de l’IT;
• Connaissance du fonctionnement d’une administration publique ou d’un environnement institutionnel complexe;
• Expérience dans la coordination de dossiers transversaux ou dans l’appui à des fonctions de direction.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent. 

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.

Langues

Applicable au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe de traitement A1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.