Team Coordinator - Facility Management

About us

L'Université du Luxembourg est une université de recherche internationale à caractère nettement multilingue et interdisciplinaire.
Créée en 2003, elle s'efforce aujourd'hui de répondre aux grands défis sociétaux de demain, en cultivant une approche interdisciplinaire et une perspective internationale, en investissant dans la qualité scientifique et l'innovation, ainsi qu'en proposant un enseignement personnalisé et multilingue. L'institution accorde une importance particulière à la recherche à impact. Pour atteindre cet objectif, ses priorités de recherche portent sur la transformation numérique, la médecine et la santé, ainsi que sur le développement durable et sociétal.

L'Université investit dans son transfert de connaissances et de technologies à travers une politique de propriété intellectuelle attractive et de nombreux partenariats. 7 500 étudiants sont inscrits à Uni.lu, dont 1 000 doctorants. Avec 300 professeurs, les étudiants bénéficient d'un accès privilégié à des expertises de renommée mondiale. Times Higher Education classe Uni.lu 20ème dans le Young University Ranking 2024 et parmi les 250 meilleures universités dans le monde.

Your role

En tant que Team Coordinator au sein de la nouvelle structure Facility Management, vous aurez pour mission de coordonner, organiser et optimiser les activités quotidiennes de votre équipe afin d'assurer un service efficace et de qualité. Vous travaillerez en collaboration avec les différents acteurs de l'université pour garantir la bonne gestion des infrastructures et services associés. Vous reporterez directement à l'équipe Facility Management Operations.

Vos principales responsabilités incluent :

• Coordonner et planifier les activités opérationnelles d'un site (Luxembourg ou Belval) en accord avec les directives du responsable de service
• Superviser et encadrer une équipe de collaborateurs permanents et temporaires
• Mise en place d'une méthodologie SPOC sur le site
• Assurer le suivi et la mise en œuvre des procédures et standards de gestion des infrastructures ensembles avec les fonctions centrales
• Collaborer avec les parties prenantes internes pour garantir la bonne exécution des projets et l'adaptation aux besoins de l'université
• Suivi et élaboration d'un budget
• Contribuer à l'optimisation des processus et à l'amélioration continue des services / suivi qualité
• Assurer un reporting régulier sur l'avancement des projets, les performances et les actions correctives mises en place
• Participer activement à la mise en place et au suivi des indicateurs de performance
• Gérer la documentation et l'administration des données relatives aux activités du service
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre de nouveaux outils et méthodes de travail
• Favoriser la communication et le partage des connaissances au sein de l'équipe
• Coordonner la mise en place des prestations sur les différents sites, incluant l'entretien, la maintenance des installations techniques et les services aux utilisateurs
• Identifier et analyser les problématiques techniques, puis mettre en œuvre les solutions adaptées en concertation avec les équipes
• Assurer la supervision des demandes utilisateurs
• Mise en application et suivi des contrats et accords-cadres
• Une participation au service d'astreinte est requise.

Your profile

• Diplôme de niveau Bachelor en gestion, administration ou domaine pertinent, ou expérience équivalente / Master en génie civil ou Facility management ou équivalent
• Minimum 4 ans d'expérience professionnelle dans un poste de coordination ou de gestion d'équipe
• Expérience dans un environnement de gestion des infrastructures ou facility management est un atout
• Capacité à coordonner une équipe et à assurer une gestion efficace des activités
• Sens de l'organisation, rigueur et aptitude à gérer plusieurs priorités en parallèle
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des systèmes de gestion
• Excellentes compétences en communication et en travail d'équipe
• Maîtrise de l'anglais (niveau B2 minimum) et du français (niveau C1 minimum), la connaissance de l'allemand et/ou du luxembourgeois est un atout

We offer

• Caractère multilingue et international. Institution moderne avec une atmosphère personnelle. Personnel venant de 90 pays. Membre de l'« Université de la Grande Région » (UniGR)
• Une université moderne et dynamique. Un équipement de qualité. Des liens étroits avec le monde des affaires et le marché du travail luxembourgeois. Un site urbain unique avec d'excellentes infrastructures
• Un partenaire pour la société et l'industrie. Une coopération avec les institutions européennes, les entreprises innovantes, le Centre financier et avec de nombreux partenaires non académiques tels que les ministères, les collectivités territoriales, les associations, les ONG...

How to apply

Les demandes doivent comprendre :

• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation

Les candidatures anticipées sont fortement encouragées, car les candidatures seront traitées dès réception. Veuillez postuler en ligne via le système RH. Les candidatures par e-mail ne seront pas prises en compte.

Toutes les personnes qualifiées sont encouragées à postuler. Conformément à nos valeurs, l'Université du Luxembourg promeut une culture inclusive. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et nous nous engageons à respecter l'égalité et le respect de nos employés et étudiants.

Informations générales :

• Type de contrat : Permanent
• Heures de travail : Full Time 40.0 Hours per Week
• Localisation : Campus Belval
• Titre interne : Team coordinator
• Référence du poste : UOL07219

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