Secrétaire (m/f) (réf. E00039171) (réf. F00039172)

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du candidat retenu est d’organiser, en étroite collaboration avec la Cheffe et l’équipe du bureau ministériel, le quotidien professionnel de la Ministre par la gestion de l’agenda ministériel, la planification et coordination des rendez-vous, réunions, déplacements ou interventions ainsi que toute autre tâche incombant au bureau ministériel.

• Liste non-exhaustive des missions à accomplir :
  • Trier, prioriser, traiter et suivre les demandes adressées à la Ministre ;
  • Assurer la circulation fluide de l’information et le suivi de toute correspondance entrante et sortante (réception, diffusion et traitement, classement/numérisation et archivage) ;
  • Assurer la rédaction, relecture, mise en forme et valorisation de tous supports écrits ;
  • Préparer, suivre et coordonner le volet administratif et logistique des déplacements de la Ministre ;
  • Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
  • Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement du bureau ministériel.

Profil

Compétences techniques

• Très bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
• Excellente maitrise orale et écrite des langues administratives du Grand-Duché (fluidité en français, luxembourgeois, allemand et anglais – toute autre langue parlée et/ou écrite constitue un atout) ;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques usuels (Microsoft Office, Adobe Acrobat, outils de conférences en ligne).

Compétences comportementales

• Savoir travailler en équipe et de manière autonome ;
• Rigueur dans le travail avec un respect des échéances ;
• Sens de l'organisation et de la structuration de son travail ;
• Esprit d’initiative, réactivité, disponibilité et flexibilité ;
• Respect absolu de la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes.

Atouts

• Expérience professionnelle dans un emploi similaire et/ou exigeant les mêmes compétences.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.