Chargé(e) de projets évènementiels (m/f/d) (réf. G26000552)

Qui recrute ?

Missions

• Le/la chargé(e) de projets évènementiels assure la planification, l’organisation et la coordination opérationnelle des évènements portés par l’AQUEN, en étroite collaboration avec les divisions et les équipes responsables de leur contenu.
• Il/elle prend en charge l’ensemble des aspects organisationnels, logistiques, administratifs des évènements, en assure le suivi budgétaire en collaboration avec le service compétent et coordonne les différents partenaires internes et externes impliqués, depuis leur préparation jusqu’à leur réalisation et leur évaluation.
• Il/elle contribue à définir des formats évènementiels attractifs et adaptés aux publics concernés, tout en veillant à la faisabilité et à la bonne mise en œuvre des programmes et contenus définis par les chargés de projets et les coordinations responsables.
• Le poste comprend aussi bien l’organisation de conférences et de rencontres professionnelles que la coordination d’évènements de plus grande envergure destinés au grand public.

• Tâches :
  • Planifier, organiser et coordonner la mise en œuvre opérationnelle des évènements organisés ou portés par l’AQUEN;
  • Élaborer les plans d’organisation, calendriers, plannings et dispositifs logistiques, en concertation avec les équipes responsables des contenus;
  • Proposer et mettre en place des formats évènementiels adaptés aux objectifs, aux publics cibles et aux contraintes organisationnelles;
  • Assurer la coordination avec les partenaires internes et externes, notamment les intervenants, exposants, prestataires et services concernés, y compris le suivi des conventions, contrats et autres démarches administratives;
  • Assurer la gestion organisationnelle et logistique des évènements, notamment les lieux, infrastructures, équipements, inscriptions, accueil des participants et déroulement sur place;
  • Assurer le suivi des budgets, commandes, prestataires et échéances, en collaboration avec les services administratifs et financiers, ainsi que la coordination avec l’équipe de communication pour la promotion des évènements;
  • Assurer le suivi organisationnel et l’évaluation des évènements réalisés afin d’identifier les améliorations à apporter aux éditions futures.

Profil

Compétences techniques

• Expérience dans l’organisation et la coordination opérationnelle d’évènements, idéalement de formats et d’envergures variés;
• Excellentes compétences en gestion de projets évènementiels, notamment en matière de planification, de logistique, de suivi budgétaire et de coordination des prestataires;
• Capacité à proposer et à mettre en œuvre des formats évènementiels adaptés aux objectifs et aux publics concernés;
• Bonne connaissance des procédures administratives, contractuelles et organisationnelles liées à la réalisation d’évènements;
• Capacité à coordonner et à collaborer avec différents partenaires, intervenants, prestataires et services internes;
• Maîtrise des outils bureautiques usuels et des outils numériques de planification et de gestion de projets;
• Une connaissance des secteurs de l’éducation, de l’enfance, de la jeunesse ou du domaine social constitue un atout.

Compétences comportementales

• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités;
• Savoir travailler de manière autonome, faire preuve d’initiative et anticiper les besoins et les difficultés;
• Disposer de bonnes capacités relationnelles et savoir collaborer avec différents interlocuteurs internes et externes;
• Faire preuve de flexibilité, de réactivité et d’une capacité à trouver des solutions face aux imprévus;
• Être rigoureux, fiable et capable de gérer plusieurs projets et échéances simultanément;
• Une disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels de travail peut être requise en fonction des évènements organisés.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master dans les domaines de la gestion événementielle, de la communication, de la gestion de projets, du management, de l’organisation ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables