Assistant administratif (m/f/d) (réf. G26000334)

Qui recrute ?

Missions

• Contribuer à la gestion de la section primo-accueil, en se chargeant de missions administratives et organisationnelles pour soutenir et faciliter la tâche du responsable de section et de l’équipe:
• O Planification et organisation des différentes activités de la section (Planification des entretiens, convocations, réservation d’interprètes, préparation des dossiers, organisation de réunions, invitation de partenaires, collaborateurs externes … etc)
• O Organiser, gérer les agendas du responsable et des collaborateurs ;
• O Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures lié aux missions administratives et organisationnelles de la section et des documents, en étroite collaboration avec les collaborateurs et le responsable de section ;
• O Gérer ou assurer un suivi rapproché de l’évolution d’activités et d’actions ;
• O Assurer la tenue, le tri et l’archivage de documents de la section;
• O Assurer la logistique lors de réunions et de rendez-vous;
• O Rapporter régulièrement au responsable sur l'avancement du travail et des rendez-vous prévus.
• Rédaction des comptes-rendus des réunions avec la préparation de l’ordre du jour et l’organisation y lié ;
• Documentation de la section et la digitalisation de celle-ci ;
• O Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées
• O Tenir à jour des données et des bases de données
• O Concevoir, développer et tenir des outils de gestion et des bases de données
• O pour les besoins de la section,
• Gérer les demandes de fourniture de bureau de l’unité
• O Aménagement des parloirs pour les entretiens
• O Préparation des documents pour les dossiers des clients
• Assurer la fonction du back-up dans la section pour des périodes de congé des collègues

Profil

Compétences techniques

• Gestion des priorités et gestion du temps;
• Suivi administratif;
• Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographes et de grammaire;
• Techniques de prise de notes;
• Maîtrise des normes rédactionnelles;
• Veille informationnelle;
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
• Capacité à actualiser ses connaissances;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis B2.

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités;
• Disponibilité et flexibilité;
• Organisation, précision et rigueur;
• Esprit de l’anticipation, de l’initiative et de l’adaptabilité;
• Discrétion, diplomatie et collégialité;
• Sens de la communication et qualité d’écoute;
• Faire preuve de réactivité face à des problèmes;
• Savoir travailler en équipe;
• Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive;
• Capacité de regard sur sa pratique et de remise en question.

Atouts

• Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise et française (oral et écrit)
• Bonnes connaissances en langue anglaise (oral et écrit)
• Expérience professionnelle requise d’au moins 2 ans dans une fonction similaire d’assistant administratif ou secrétariat

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor, idéalement, en tant qu'assistant administratif, assistant de manager, assistant en sciences administratives ou équivalent. en Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor, idéalement, en tant qu'assistant administratif, assistant de manager, assistant en sciences administratives ou équivalent. en Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor, idéalement, en tant qu'assistant administratif, assistant de manager, assistant en sciences administratives ou équivalent. ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

2 ans

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables