Présentation de l'entreprise
Notre client, un bureau d'architectes situé à Luxembourg, est reconnu pour ses projets innovants et sa rigueur professionnelle. Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre son équipe et soutenir leurs activités quotidiennes.
La fonction
Accueil et Réception :
- Accueillir les visiteurs et clients.
- Répondre aux appels téléphoniques et diriger les communications vers les interlocuteurs concernés.
- Gérer les emails et autres communications entrantes.
Gestion du Courrier :
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
- Préparer et envoyer les courriers et colis sortants.
- Assurer le suivi des envois importants.
Préparation des Réunions :
- Organiser et préparer les salles de réunion.
- Assurer la coordination logistique (réservation de salles, préparation des équipements nécessaires, etc.).
- Accueillir les participants et veiller au bon déroulement des réunions.
Support Administratif :
- Gérer les agendas et planifier les rendez-vous.
- Maintenir à jour les dossiers administratifs et les bases de données.
- Effectuer des tâches de secrétariat général (rédaction de documents, prise de notes, etc.).
Coordination et Communication :
- Assurer la liaison entre les différents départements et les partenaires externes.
- Rédiger des documents en français, allemand, luxembourgeois et anglais.
- Participer à la communication interne et externe de l'entreprise.
Compétences Requises
- Langues : Maîtrise impérative du français, de l’allemand, du luxembourgeois et de l’anglais.
- Compétences Administratives : Excellente organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Compétences Relationnelles : Bonnes capacités de communication et de présentation.
- Technologie : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes de gestion de courrier électronique.
- Expérience : Une expérience préalable dans un poste similaire est souhaitée.
Profil Recherché
- Autonomie et sens de l’initiative.
- Discrétion et confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe.
- Flexibilité et capacité d’adaptation.
