Executive Secretary (M/F)

Executive Secretary (m/f)

Ref°670

TYPE DE CONTRAT : CDI - temps partiel

Nous recherchons actuellement un(e) Executive Secretary en CDI à temps partiel (30h / semaine) pour assurer la coordination et l’organisation des activités de la Direction (CEO, COO et CFAO) de notre laboratoire. Soutien au quotidien, vous contribuerez au bon fonctionnement des opérations et à l’optimisation des processus administratifs.

A propos du LABORATOIRE NATIONAL DE SANTE

Le Laboratoire national de santé (LNS) est un établissement public placé sous la tutelle du Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale. Véritable institut pluridisciplinaire, le LNS se compose de quatre départements diagnostiques dans les domaines de la biologie médicale, de la microbiologie, de la médecine légale et de la protection de la santé. Il héberge également deux centre nationaux, l’un dans le domaine de la Pathologie et l’autre dans le domaine de la Génétique. L’ensemble des activités est soutenu par des services supports formant le département administratif et financier.

Le LNS a pour mission de développer l’expertise analytique et scientifique liée à la prévention, au diagnostic et à la surveillance des maladies humaines et d’assurer le rôle d’un laboratoire national de contrôle ou de référence ainsi que d’effectuer des tâches médico-légales. L’institution contribue également au développement, à l’harmonisation et à la promotion des méthodes techniques de laboratoire en étroite collaboration avec les laboratoires d’analyse locaux et internationaux. Dans le cadre de ses responsabilités, le LNS mène également des activités de recherche et d’enseignement en collaboration avec des partenaires luxembourgeois et étrangers.

Doté d’une infrastructure moderne en phase avec l’évolution récente des sciences médicales et analytiques, le LNS est un laboratoire ambitieux dont les projets innovants renforcent son expertise en matière de santé publique.

VOS MISSIONS

Vous serez en charge des missions suivantes :

• Gérer le standard téléphonique, le courrier et les boites e-mail de la Direction;
• Assurer la gestion de l’agenda du CEO, incluant la planification de rendez-vous, la préparation de dossiers et le suivi des actions décidées;
• Organiser et préparer les réunions internes et externes : réservation de salles, élaboration de l’ordre du jour, préparation de supports, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions prises;
• Rédiger, revoir et/ou mettre en forme divers documents et courriers officiels au nom de la Direction;
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire du secrétariat;
• Préparer et coordonner l’envoi de documents nécessitant des signatures, en garantissant leur exactitude et leur transmission de manière efficace;
• Manipuler des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme;
• Faciliter la circulation des informations pertinentes auprès des collaborateurs internes pour garantir une communication efficace et fluide;
• Gérer des notes de frais de la Direction et assurer un suivi efficace des dépenses;
• Assister l’équipe communication dans la préparation et la relecture de supports, la coordination des publications et l’organisation d’événements internes et externes;
• Apporter un soutien administratif pour les chefs de service administratif, notamment sur des projets spécifiques, des tâches de gestion documentaire, de coordination et de traduction.

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive et d’autres tâches pourraient être ajoutées en fonction des besoins du service.

VOTRE PROFIL

• Vous êtes idéalement issu(e) d’une formation de secrétariat, en administration ou équivalent;
• Vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la santé;
• Vous disposez d’excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse;
• Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps et des priorités, avec une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Vous êtes rigoureux(se), avec le souci du détail, flexibilité, intégrité, discrétion et sens des responsabilités;
• Vous êtes capable d’interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques, avec proactivité et autonomie;
• Vous maitrisez parfaitement le français et l’anglais à l’écrit et à l’oral. La connaissance de l’allemand et/ou du luxembourgeois sera considérée comme un atout;
• Vous maitrisez parfaitement les outils MS Office, notamment Word, PowerPoint et Excel.

Si vous correspondez au profil ci-dessus et souhaitez postuler, veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) via notre site Web. Votre candidature sera traitée de manière confidentielle.

Aux dernières étapes du processus de recrutement, le candidat retenu sera invité à fournir des pièces justificatives telles que des copies de diplômes et de certificats de travail. Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) sera également exigé à des fins de consultation.