Secrétaire de direction (m/f)

Qui recrute ?

Missions

• Préparer des courriers, documents, présentations, mémos ou notes internes pour le Président et la Direction;
• Préparer et assister à des réunions en présence de la Direction et assurer les travaux de suivi (PV, documentation, etc.);
• Tenir à jour les agendas, planifier des réunions internes et externes et gérer les salles de réunion pour le Président et les Directeurs;
• Participer à la gestion administrative du secrétariat de direction;
• Réceptionner, traiter et orienter le courrier, les appels et les messages téléphoniques adressés au secrétariat de direction;
• Assurer le suivi des courriers électroniques.

• Travailler en étroite collaboration avec le Coordinateur général en participant aux tâches suivantes :
  • Préparer, organiser, assurer le suivi des réunions du Conseil d’administration;
  • Rédiger les PV de ces réunions;
  • Préparer des courriers, mémos ou notes internes pour le Conseil de d’administration.

Profil

Compétences techniques

• Excellentes capacités orales et rédactionnelles dans les trois langues administratives du pays, la maîtrise de l’anglais sera considérée comme un atout;
• Maîtrise parfaite du MS Office.

Compétences comportementales

• Innover : Penser de manière innovante, apporter des idées créatives pour améliorer l’existant, encourager l’innovation;
• Gérer les projets : Initier et coordonner des projets transversaux selon un référentiel de gestion de projets et réaliser les projets dans les délais, budgets et le périmètre définis et selon le niveau de qualité exigé;
• Motiver une équipe : Responsabiliser les collaborateurs autour d’un objectif commun, évaluer, développer et reconnaître leurs compétences, soutenir la dynamique d’équipe;
• Influencer : Avoir de l’impact positif, négocier pour arriver à une situation “gagnant-gagnant” et convaincre un public;
• Gérer le stress : Garder son calme face à la pression, rester constructif face à la critique et agir de façon constante malgré les difficultés;
• Faire preuve d’ouverture : Être ouvert au changement et à l’innovation, s’ouvrir à la diversité et s’intéresser à d’autres disciplines que les siennes;
• S’autodévelopper : Bien se connaître, se remettre en question de façon régulière, apprendre de ses erreurs et apprendre continuellement;
• S’impliquer : S’engager pour générer des résultats, assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises, s’engager pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en assistant de direction, gestion ou sciences économiques ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.