Responsable de division adjoint Guidance, allocations et hébergement (m/f/d) (réf. G26000063)

Qui recrute ?

Missions

• La division Guidance, allocations et hébergement (GAH) contribue à une des missions clés de l’ONA, en fournissant aux demandeurs de protection internationale et aux bénéficiaires de protection temporaire un hébergement ainsi que des aides et allocations, leur garantissant un accueil en sécurité et dans la dignité. Les missions de la division sont notamment d’accueillir les clients de l’ONA et procurer les aides matérielles, financières régulières ainsi que les aides ponctuelles, gérer les structures d’hébergement en exploitation ainsi que d’assurer la gestion des hébergements ainsi que les prestations liées aux hébergements.
• La division est encadrée par un responsable de division et un responsable de division adjoint. Le responsable de division adjoint soutient le responsable de division dans la coordination, la supervision et la planification de l’ensemble des sections de la division.

• Missions :
  • Piloter les activités de la division GAH en collaboration avec le responsable de division:
  • Assister la direction dans l'élaboration de la vision, à la fixation des objectifs et à l'établissement du programme de travail de l'administration dans le cadre des missions de la division GAH la conformité des plans de travail individuels des agents;
  • Faire des propositions et suggestions d'optimisation du fonctionnement de l’ensemble des sections de la division GAH;
  • Veiller à la mise en œuvre des objectifs fixés et au contrôle des tâches effectuées dans les délais impartis;
  • Assister à la supervision, la planification et la gestion des activités des sections de la division GAH et contribuer à la coordination des activités générales de l’ensemble des sections de la division GAH;
  • Informer régulièrement la hiérarchie du fonctionnement de la division;
  • Représenter la division auprès de la direction de l'administration en cas d'absence du responsable de division;
  • Elaborer des propositions de modifications au niveau de la législation et de la réglementation concernant le domaine d’activité de la GAH.
• Encadrer les agents de la division GAH :
  • Gérer et veiller au développement des compétences des agents;
  • Surveiller l'évolution de l'effectif;
  • Veiller à la répartition adéquate des tâches;
  • Instituer une capacité d'écoute et développer une relation de confiance avec les agents;
  • Assurer le flux d'informations interne au sein de la division.
• Veiller à la qualité des services et prestations d’accueil dans le réseau d’hébergement :
  • Assurer la mise en conformité avec la législation et la réglementation applicable, les contrats et conventions clés en vigueur;
  • Assurer, en collaboration avec la section qualité, la mise en conformité avec le questionnaire du monitoring ainsi qu’avec les standards EUAA concernant le domaine de compétences de la division GAH;
  • Définir les rôles des sections et des agents de la division dans le cadre du suivi de la qualité de l’accueil et des conditions d’accueil;
  • Travailler sur l’harmonisation des pratiques;
  • Mettre en œuvre des mécanismes d’anticipation et de suivi harmonisés et documentés;
  • Assurer le respect des procédures y associés;
  • Mettre en place un système de suivi centralisé des objectifs à atteindre et des plans d’action avec des KPI, cibles, délais et résultats;
  • Assurer le reporting mensuel moyennant ce système au responsable de division et à la coordination de l’ONA.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers :
  • Législations et réglementation:
    • Savoir appliquer la législation et la réglementation en relation avec la matière à traiter au sein la division GAH et, en général, la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître les procédures et processus internes nécessaires pour pouvoir coordonner les activités de la division.
• Compétences techniques :
  • Connaître en théorie et en pratique les règles et les processus de la gestion publique, de l'organisation administrative, de la gestion de qualité et de la gestion de projets;
  • Connaître les principes généraux de la gestion des ressources humaines;
  • Disposer de compétences en gestion et pilotage d’équipes ainsi qu’en pilotage stratégique;
  • Disposer de compétences en harmonisation de processus et monitoring d’activités.
• Compétences support :
  • Savoir travailler avec les produits de MS Office et en particulier avec Excel et Word;
  • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction;
  • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
  • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.
• Compétences langues :
  • Compétences écrites :
    • Allemand: courant;
    • Anglais: courant;
    • Français: courant;
    • Luxembourgeois: courant.
  • Compétences orales :
    • Allemand: courant;
    • Anglais: courant;
    • Français: courant;
    • Luxembourgeois: courant.

Compétences comportementales

• Leadership et stratégie;
• Proactif, organisé et sens aigu des responsabilités;
• Excellentes aptitudes à la communication et à l’écoute;
• Capacité de négociation et de persuasion;
• Capacité d’analyse et de synthèse;
• Force d’initiative et de proposition;
• Intégrité, fiabilité, disponibilité et flexibilité;
• Curiosité et goût de l’investigation;
• Esprit entrepreneurial et d’innovation;
• Faire preuve d’ouverture d’esprit et d’esprit d’équipe;
• Savoir gérer le stress.

Atouts

• Connaissance des enjeux en matière de migration et de l’accueil de demandeurs de protection internationale;
• Compétences en gestion de structures d’hébergement;
• Expérience professionnelle dans le secteur public et certificat de qualification en management public.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en gestion d’unités d’hébergement ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

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