Assistant administratif (m/f/d) (réf. E26000460)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un support administratif et organisationnel:
  • Assister le Secrétaire général et la Secrétaire générale adjointe dans l'organisation quotidienne des activités;
  • Assurer le suivi des tâches administratives courantes;
  • Participer à l'organisation pratique des réunions, manifestations, conférences et autres événements;
  • Assurer la gestion et le suivi du courrier administratif.
• Apporter un soutien aux équipes de l'administration centrale:
  • Assurer un soutien administratif aux équipes des ressources humaines, de la comptabilité et des infrastructures dans leurs activités quotidiennes.
• Participer à la gestion administrative du personnel et la gestion du temps:
  • Contribuer à la gestion des dossiers personnels et traiter les données et les informations concernant la situation administrative des agents (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi);
  • Renseigner et suivre les informations à intégrer dans la base de données RH, établir et suivre des tableaux de bord du personnel et d’autres tableaux de suivi;
  • Assurer la gestion du temps de travail et des congés.
• Gérer les données, documents et dossiers administratifs:
  • Encoder, importer et mettre à jour des données dans les fichiers et bases de données;
  • Contrôler l'exactitude et la qualité des données encodées;
  • Effectuer le classement physique et numérique des documents et veiller à leur accessibilité;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers et vérifier leur qualité, leur complétude et leur conformité;
  • Préparer, classer, transférer et archiver les documents administratifs.
• Contribuer à la qualité et à l'amélioration continue:
  • Veiller au respect des procédures administratives en vigueur;
  • Contribuer à l'amélioration des procédures liées à l'exercice de la fonction;
  • Participer aux actions visant à renforcer la qualité des processus administratifs;
  • Contribuer à l'évolution du dispositif de gestion et de contrôle documentaire.

Profil

Compétences techniques

• Législation/Règlementation:
  • Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
• Procédures internes:
  • Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
  • Savoir appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction;
  • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
  • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données.
• Aptitudes techniques:
  • Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon les attributions, une gestion logistique efficace relevant de l'exercice de la fonction;
  • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.

Compétences comportementales

• Intégrer l'information;
• Résoudre des problèmes;
• Soutenir;
• Agir de manière orientée service;
• Faire preuve de fiabilité;
• S'auto développer;
• Atteindre les objectifs.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.