Assistant(e) Exécutif au CIO ( H/F/X)

 GH intérim Sàrl est une société créée et gérée par deux partenaires expérimentés dans le domaine des ressources humaines depuis de nombreuses années.

Les équipes de GH intérim sont constituées de personnes passionnées, à votre écoute en français, allemand, anglais, néerlandais, luxembourgeois, etc. et possédant plusieurs années d'expérience dans les RH au Luxembourg.

Pour pouvoir servir au mieux ses clients, GH intérim a ouvert deux agences sur le territoire luxembourgeois (Wiltz et Luxembourg).

GH intérim travaille avec des candidats venant d'Allemagne, de Belgique, de France et bien sûr du Luxembourg.

Pour un de nos clients spécialisé en industrie situé à Luxembourg, nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif au CIO ( H/F/X)

• Travailler directement avec le CIO pour soutenir tous les aspects de sa routine quotidienne.
• Maintenir le calendrier du CIO, y compris la planification des réunions, des rendez-vous, des engagements et des arrangements de voyage (peut inclure des déplacements nationaux et internationaux). Faire preuve de discrétion dans la gestion du temps et l'évaluation des besoins.
• Servir de liaison entre le CIO, les équipes commerciales et informatiques du segment ainsi que les partenaires informatiques externes. Cela inclut la réception et le filtrage des appels téléphoniques et des visiteurs du CIO, répondre à une variété de questions avec tact et diplomatie, prendre des messages et diriger les appels appropriés pour résolution.
• Travailler directement avec le directeur des systèmes d'information (CIO) pour soutenir tous les aspects de sa routine quotidienne.
• Gérer l'agenda du CIO, y compris la planification des réunions, des rendez-vous, des engagements et des déplacements (pouvant inclure des déplacements nationaux et internationaux). Faire preuve de discrétion dans la gestion du temps et l'évaluation des besoins.
• Servir d'interface entre le CIO, les équipes commerciales et informatiques du secteur, ainsi que les partenaires informatiques externes. Cela inclut la réception et le filtrage des appels téléphoniques et des visiteurs du CIO, répondre à diverses questions avec tact et diplomatie, prendre des messages et orienter les appels de manière appropriée pour leur résolution.
• Coordonner le travail avec d'autres membres du personnel informatique si nécessaire ; jouer un rôle clé dans la coordination des efforts du personnel à la fois au sein et à l'extérieur du département.
• Diriger la Newsletter IT Mondiale - Fournir coordination, suivi et communication des points clés de l'informatique (projets et programmes gérés par le département IS/IT et le bureau de gestion de programme).
• Servir de point de contact principal entre le bureau du CIO et les comités d'experts informatiques mondiaux, y compris aider à coordonner le travail des différents groupes et fournir un soutien administratif pour les réunions de gouvernance.
• Aider le CIO dans le développement de présentations et de documents pour les publics internes et externes.
• Déterminer la priorité des questions à traiter pour le CIO ; rediriger les affaires vers le personnel à gérer ou gérer personnellement les affaires, selon le cas.
• Tenir le CIO informé des questions prioritaires et sensibles au temps, en veillant à un suivi approprié.
• Effectuer régulièrement une grande variété de tâches de soutien.
• Gérer l'impression, les fax, le courrier, la photocopie, le classement et les courriels/messages.
• Trier et classer le courrier ; maintenir les répertoires d'adresses électroniques et autres.
• Rédiger et préparer des lettres concernant la correspondance routinière pour la signature du CIO.
• Planifier des réunions départementales ; aider à la préparation et à la distribution des ordres du jour et des documents de réunion.
• Transcrire le matériel source, préparer des documents, des rapports, des tableaux et des graphiques ; distribuer selon les besoins.
• Préparer, réconcilier et soumettre des rapports de dépenses.
• Maintenir les systèmes de classement papier et électronique.
• Maintenir des informations confidentielles et sensibles.
• Assister à des réunions et prendre des notes de la discussion ; préparer le premier brouillon des procès-verbaux et des résumés.
• Compléter une variété de projets spéciaux, y compris la création de présentations PowerPoint, de tableaux financiers, de rapports spéciaux et de matériel d'ordre du jour.
• D'autres tâches additionnelles et/ou alternatives peuvent être assignées de temps à autre, y compris le soutien à d'autres départements ou à des cadres si nécessaire.
• Déléguer le rôle du processus d'achat Informatique et/ou des processus de départ des RH. 

Éducation : Diplôme de baccalauréat préféré

Compétences et spécifications :

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Compétences en gestion du temps
• Capacité à prêter attention aux détails
• Compétences en organisation
• Capacité à multitâcher
• Compréhension de base des logiciels et programmes informatiques couramment utilisés, tels que Microsoft Office
• Compétences interpersonnelles

Exigences en matière d'expérience professionnelle :

Trois à cinq ans d'expérience préalable dans le soutien à un cadre supérieur ou à une équipe Familiarité avec l'industrie de l'acier et/ou de la fabrication et/ou de l'informatique est un atout

Langues :

Anglais : obligatoire Français : un atout