Stage - Assistant Document Manager Distribution (M/F)

Fondée en 1856, la Banque Internationale à Luxembourg (BIL) est la plus ancienne banque universelle du Grand-Duché. Depuis sa création, elle joue un rôle actif dans les principales phases du développement de l'économie luxembourgeoise. Elle exerce aujourd'hui les métiers de banque de détail, banque privée et banque des entreprises et participe aux marchés de capitaux. Avec plus de 2.000 collaborateurs, la Banque est présente au Luxembourg, en Suisse et en Chine.
Acteur majeur de la place financière luxembourgeoise et signataire des « Principles for Responsible Banking » de l'UNEP FI (United Nations Environment Programme Finance Initiative), la BIL s'engage pour la construction d'une économie durable.

Vos responsabilités :

En tant que stagiaire Assistant Document Manager, vous interviendrez en soutien sur diverses tâches liées à la gestion documentaire de la Banque.

• Participer à la mise à jour et à la maintenance des bases de données documentaires : vérifier l'exactitude des documents, mettre à jour les informations et s'assurer de leur conformité avec les règlementations internes et légales.
  
• Participer aux ateliers de travail avec les différents acteurs impliqués dans le cycle de revue des documents :
  
• Planifier et coordonner les réunions (réservation des salles, envoi des invitations et préparation de l'ordre du jour),
  
• Prendre des notes détaillées pendant les réunions, rédiger et distribuer des comptes rendus aux participants.
  
• Gérer les demandes internes :
  
• Répondre aux demandes des autres services,
  
• Enregistrer les demandes dans le BackLog de l'équipe afin de garantir que l'équipe travaille sur les sujets les plus importants et respecte les objectifs fixés.
  
• Aider à l'amélioration des processus documentaires :
  
• Analyser l'organisation du modèle des données existant et proposer des solutions pertinentes,
  
• Revoir les Fronts documentaires et travailler à une meilleure expérience du client interne,
  
• Être force de proposition en apportant des idées permettant de rendre les processus plus efficients.
  
• Mettre en place des outils de pilotage via des indicateurs clés (suivi et performance).
  
• Accompagner les équipes dans le Change Management lorsque cela est nécessaire.
  
• Documenter les activités : rédiger et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs.

Vos compétences :

• Bac+4/+5 en Economie, Finance ou Qualité.
  
• Bonne maitrise d'outlook et powerpoint
• Excel avancé
  
• Sharepoint
  
• Microstratégie
  
• Français courant, La connaissance de l'Anglais et de l'Allemand est un atout
  
• Forte capacité d'analyse et de synthèse.
  
• Organisation personnelle
  
• Autonomie
  
• Rigueur
  
• Aisance relationnelle

La BIL offre une large gamme de projets stimulants et un important choix de carrières. Nous vous aiderons à trouver la voie qui répond le plus à vos compétences et à vos attentes. Votre développement personnel est notre priorité et nous vous encourageons à vous impliquer le plus possible pour que votre expérience soit la meilleure.
La BIL est convaincue que la diversité et l'inclusion contribuent à accroître la performance collective de la Banque. Nous nous engageons à créer une culture inclusive qui encourage le développement individuel de nos employés.

NB : le candidat retenu devra délivrer un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3); datant de moins de 3 mois, afin de garantir son honorabilité au poste visé compte tenu de la confidentialité des informations à observer dans l'exercice de sa fonction. D'autres documents seront demandés dans le cadre d'un background check.