Secrétaire (m/f)

Principales activités

Tâches régulières

• Fournir un support administratif transversal aux Directions selon les besoins.
• Assurer un secrétariat de support en appui des différentes Directions : gérer les agendas des Directeurs, organiser leurs réunions et déplacements, préparer les convocations, ordres du jour et supports, et rédiger les comptes rendus ;
• Mettre à jour et gérer le trombinoscope ainsi que la liste téléphonique interne ;
• Assurer le remplacement du secrétariat de la Direction Générale en cas d’absence (mettre en forme et garantir le suivi des documents administratifs et des procès-verbaux ; gérer le courrier entrant et sortant, incluant le tri, l’enregistrement et le suivi).

Tâches back-up

Assurer l’accueil en backup du chargé d’accueil, durant ses plages d’absence, avec pour objectif une présence étendue à l’accueil :

• Accueillir les visiteurs, fournisseurs et intervenants externes, et les orienter vers les

interlocuteurs ou services appropriés ;

• Gérer les appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et le suivi des entrées et sorties

(registre, remise de badges visiteurs, etc.) ;

• Contribuer à la préparation et à la logistique des réunions et événements internes

(installation des salles, coordination du catering, matériel, etc.) ;

• Administrer les badges et les casiers des employés, y compris les accès aux espaces

spécifiques (ex. salle de sport).

Profil souhaité

• Baccalauréat professionnel Secrétariat, diplôme de technicien(ne) en gestion administrative ou diplôme équivalent ;
• Expérience : 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement polyvalent (accueil et support administratif / direction) ;
• Maîtrise parfaite des langues française, luxembourgeoise et allemande ;
• Compétences rédactionnelles et sens de l’organisation développés ;
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à communiquer efficacement ;
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sens de l’organisation et rigueur administrative ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie ;
• Flexibilité, polyvalence et esprit d’équipe ;
• Discrétion et sens de la confidentialité.

Conditions de l’emploi

• Contrat à durée indéterminée de droit privé ;
• Emploi à temps plein, basé au siège de Luxtram ;
• Horaires de travail fixes : 08 :30 – 12 :30 et 13 :30 – 17 :30 ;
• Poste à pourvoir dès que possible.

Qu’offrons-nous ?

• Lorsque vous rejoignez Luxtram, vous intégrez un environnement de travail collaboratif et agile.
• Vous faites partie également d’une culture ancrée dans le respect.
• Votre voix est écoutée, appréciée car l’expérience nous a appris que nous accomplissons bien plus ensemble que seuls.
• Vous bénéficiez d’excellentes opportunités de développement personnel, d’échanges de connaissances, d’amélioration continue et de travail d’équipe.