Assistant légal/billing (H/F/X)
Published on 17/06/2026
Hays Luxembourg
- Luxembourg, Luxembourg (Canton)
- Legal
Working time
Type of contract
Professional experience
Educational level
Dans le cadre d'un renfort temporaire de ses équipes, notre client, un cabinet d'avocats reconnu au Luxembourg, recherche un Assistant légal / Billing Assistant pour une mission d'intérim.
Rattaché aux avocats et en étroite collaboration avec les équipes administratives et financières, vous assurez un soutien administratif et juridique quotidien ainsi que le suivi des activités de facturation du cabinet.
Vos principales responsabilités :
Assistance juridique et administrative :
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants.
- Gérer les agendas, organiser les réunions et les déplacements professionnels.
- Préparer, mettre en forme et relire les documents juridiques, correspondances et présentations.
- Assurer le classement électronique et physique des dossiers clients.
- Effectuer les ouvertures de dossiers clients et veiller à la mise à jour des bases de données internes.
- Assurer le suivi administratif des dossiers et des échéances.
Facturation et suivi financier :
- Préparer les projets de factures en collaboration avec les avocats.
- Vérifier les temps encodés et les dépenses associées aux dossiers clients.
- Émettre les factures conformément aux procédures internes du cabinet.
- Assurer le suivi des factures, notes de frais et avoirs.
- Participer au suivi des encaissements et aux relances administratives si nécessaire.
- Réaliser différents reportings liés à la facturation et à l'activité des équipes.
Profil recherché
- Formation Bac +2 minimum en assistanat, secrétariat juridique, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience préalable de 2 ans au moins dans une fonction similaire, idéalement au sein d'un cabinet d'avocats, d'une étude notariale ou d'un environnement de services professionnels.
- Bonne connaissance des processus de facturation.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit comme à l'oral. Toute autre langue (luxembourgeois, allemand) constitue un atout.
- Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
- La connaissance d'un logiciel de gestion du temps et de facturation utilisé dans les cabinets d'avocats est un avantage.
Compétences requises :
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Rigueur et souci du détail.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Autonomie et réactivité